海外から外国人を日本に招へいする場合には、「短期滞在」で招へいする場合を除いて、一般的には日本国内で「在留資格認定証明書」の交付申請を行うこととなります。
「在留資格認定証明書」とは法務大臣が発行する証明書のことで、 当該外国人が日本で行おうとする活動が上陸のための条件（在留資格該当性・基準適合性の要件）に適合しているかどうかについて法務大臣が事前に審査を行い，この条件に適合すると認められる場合に交付されるものです。
通常は、この証明書をもって本国の日本大使館や領事館でビザ発給の申請を行えば、在留資格に関する上陸のための条件についての法務大臣の事前審査を終えているものとして扱われるため，ビザの発給は迅速に行われます。
一方、この方法とは別に本国の日本大使館や領事館に直接ビザを申請する方法もありますが、ビザが発給されるまでに一般的にはかなりの時間がかかることになります。
というのは、ビザ発給の申し出があると、現地の在外公館から日本の外務省に、そして外務省から法務省の入国管理局に事前協議が行われる事となります。そして、入国管理局では日本国内で事実調査を行った結果などをもとに、再び外務省と協議を行い、その結果が各在外公館に伝えられるためです。
このように多くの役所や関係機関が連携して審査を進めるため、多くの時間が費やされてしますのです。そのため、現在では海外から人材を招へいする場合には、「在留資格認定証明書」を申請する方法が一般的です。
「在留資格認定証明書」により日本に入国する場合は、外国人本人、受入れ企業や団体、在日親族、それに行政書士や弁護士などが日本の入国管理局で申請することとなります。そして、審査の結果、入国管理局から「在留資格認定証明書」が発行されると、その原本を本国にいる外国人本人に郵送します。本国で受け取った外国人は、写真や申込書などの簡単な書類と「在留資格認定証明書」の原本を持って日本大使館や領事館などにビザ発給の申請を行います。既に調査は終了しているものとして扱われるので、国により異なりますが通常は２～３日から数週間でビザが発給されます。
そして、希望するビザが添付されたパスポートをもって、飛行機などで日本への入国を果たすことになります。空港や港での入国審査の際には、特別な事情が無い限り「在留資格認定証明書」に記載されている在留資格がそのままパスポートに添付され、そのまま希望する在留資格で日本に滞在できるようになります。
このように便利な制度ですが、「在留資格認定証明書」が入国管理局から発行されたからといって、必ず日本への入国が保障されるわけではありません。通常はほとんどありませんが、発行後に本人が上陸拒否事由に該当する事が判明した場合や、大使館などで簡単な面接を行った結果、疑義があればビザが発給されないこともありますので、注意が必要です。
また、在留資格認定証明書は発行後３ヶ月以内に日本国内に入国しないと失効してしまいます。予めスケジュールを確認してから申請したほうが良いでしょう。