外国人雇用Q&A

人事ご担当者様からよく頂くご質問をまとめました

インターンシップのQ&A

 There are options for paid student internships students of foreign universities. These visa statuses generally fall under the broad “Designated Activities” category of visa statuses. Within “Designated Activities,” the visa status subcategories that most apply in the case mentioned above are the “Summer Job” and “Intern” visa statuses. Both of these statuses allow paid internship activities and have many similarities, but differ in some key aspects.

 First, let’s look at the points that these statuses have in common. Both are restricted to currently enrolled students of a degree program, either undergraduate or graduate. Completely online programs are excluded from eligibility. Both visa statuses also require an agreement regarding the internship in question to exist between the educational institution at which the applicant is enrolled, and the company or organization that will accept the applicant as an intern.

  The “Summer Job” status requires that the entirety of the period of the internship occurs within an official university holiday period, such as summer break or winter vacation. This means that if a student finishes their semester earlier than other students, they still would not be able to start the internship before the official holiday period starts. Also, if the student were to take a leave of absence during the normal class session, it would not be considered an official university holiday period (however, for universities that have an optional Summer session for courses, choosing not to attend the Summer session generally does not disqualify the student from this requirement). The “Summer Job” status will only be granted with a duration of 3 months. This length is significant because only visa statuses longer than 3 months allow the applicant to receive a Residence Card and make use of the Special Re-Entry Permit system. Holders of the “Summer Job” status therefore must make an application to the Immigration Services Bureau for a Re-Entry Permit if they wish to leave Japan and re-enter during the internship.

 The “Internship” status requires that the internship form a part of the degree program as a whole, either by fulfilling a mandatory internship requirement, or otherwise by granting course credit toward graduation by completing and internship related to the course of study. The “Internship” status can be granted for periods of 3 months, 6 months, or 1 year depending on the length of the internship. Like the “Summer Job” status above, if a status of 3 months is granted, the applicant would not receive a Residence Card.

 When considering an applicant for an internship, it is therefore important to remember:
Aside from the intern, an agreement must be made between the accepting company and the educational institution regarding the internship. The internship must either entirely fall within a university holiday period, or the internship must grant course credit or fulfill a graduation requirement.

 The answer to this question depends on the specific visa status the students have, but as most international students enrolled in Japanese universities hold the “Student” visa status, our answer will focus on how internship participation would work for “Student” visa holders.

 The “Student” visa status alone generally does not permit work activities, but it is possible for students to work part-time if they make an Application for Permission to Engage in Activity other than that Permitted under the Status of Residence Previously Granted to the Immigration Services Bureau. With this permit, students are able to work part-time up to 28 hours a week while classes are in session, and up to 8 hours a day while the school is in a long holiday period. If a student has this permit, there will be an ink stamp near the bottom of the back side of their Residence Card. Therefore, if the internship is within the student’s school vacation period, they would be able to participate in the internship 8 hours per day if they have the permission listed above, or 28 hours per week during the period that class is in session.

  If the internship is not within a school holiday period and would exceed 28 hours, there are some cases where it would be possible to apply for an additional Permission to Engage in Activity other than that Permitted under the Status of Residence Previously Granted that would grant the student permission to work at your company exceeding 28 hours a week. To be able to apply for this, the student would generally need to be in their last year of school with most course credit required for graduation complete, or the internship itself would need to grant course credit or fulfill a graduation requirement.

 To summarize, a student would generally be able to participate in a paid internship without having to change their visa status type, but would need either the general part-time work permit, or the specific designated employer. Which of these is needed would depend on whether the internship takes place within the student’s university holiday period or not, and how many hours per week of work would be required.

 インターン生として海外から招聘を行う際には、インターンによる報酬が発生するかどうかによって、「特定活動」(9号)と「文化活動」で申請する在留資格が分かれることとなります。 実際には、インターンによる報酬が発生する場合には、「特定活動」の申請を行い、インターンによる報酬が発生しない場合には、「文化活動」を申請することとなります。どちらの申請を行う場合であっても、インターンの基本的な要件を充足する必要があります。  また、上記のどちらで申請を行う場合であっても、以下については十分留意し、理解した上で申請をすることが重要です。

➀受入体制及び指導体制が整っていること
 ⇒あくまでも教育課程の一環として学生は来日し、御社でのインターンシップを通して、   大学での単位認定がなされる必要がございます。そのため、インターン生が円滑に学習ができるよう、受け入れ体制の準備や経験豊富な指導員の確保が重要です。

②インターンシップの活動内容について、学生が大学で学んでいる専攻と関連性があること
 ⇒インターン実施が教育課程の一環である以上、学生本人が大学で学んでいる学習内容と関連したインターンが実施される必要があります。  例えば、大学の専攻がシステム関係であれば、システムエンジニアとしてインターンシップを行うなど、学歴とインターン内容の関連性が必要です。

 昨今では、インターンの名目で学生を招聘し、実際には安価な労働力として学生を働かせていたとして摘発される企業のニュースを目にするようになりました。上記のような制度の趣旨を逸脱した行為を行わないよう、インターンの実施に際しては、学生及び実施企業にとって有意義な活動にできるようその趣旨を十分に理解した上での実施が不可欠となります。

 まず、在留資格「特定活動」9号(インターン)の実施に当たっては、現地の大学との契約が必要となります。そのうえで、学生を呼び寄せることとなりますので、御社と学生の二者間ではインターンの実施を行うことができない点に注意が必要です。

 次に、インターンの制度趣旨にも留意する必要があります。あくまでもインターンは学生が教育課程の1部として、御社と大学との契約に基づき、御社から報酬を受けて1年を超えない期間で御社の業務に従事する活動となります。(上記からインターンの修了に伴い、単位が授与される必要があります)

 近年ではインターンの趣旨を軽視し、単に労働力の補填として学生を受け入れている企業もございますが、本来は学業の一環として実施されなければなりません。

 入管は提出書類から、学業実施のための受け入れ態勢や指導員の有無、時には指導員の経験等、詳細に確認される場合あります。

 最後に、インターンの審査については年々厳しさを増しており、審査の中で審査官に誤解を与えないよう、書類や受け入れ体制の説明を丁寧にしていくことが重要です。

 インターンシップにおける在留資格上の基本的な流れは、多くの場合において日本で就労を希望する方が行う手続きと同様であり、具体的には下記4つのステップに沿って進めていきます。

1. 貴社がインターンシップ受入機関として、地方出入国在留管理局へ在留資格認定証明書 交付申請を提出
2. 在留資格認定証明書(COE)交付後、申請人が本国にある在外公館にて査証申請
3. 査証発給後、申請人は在留資格認定証明書および査証の2点を持参し、来日、上陸申請
4. 上陸許可を得て、インターンシップ開始

 次に、一般的に「インターンシップ」と呼ばれている活動のすべてが、必ずしも入管法上の「インターンシップ(在留資格名:特定活動(告示9号))」で認められている活動と合致するとは限らないので、インターンシップ実施の目的や報酬の有無、期間等を確認し、どの在留資格の下でインターンの受け入れ手続きを進めるべきか、在留資格の種類を決定します。具体的な在留資格の種類は、次の回で紹介したいと思います。

 海外の大学(院)に通う大学生(以下、申請人)が、日本の企業等で行われるインターンシップに参加する場合、まずは、インターンシップ実施の目的や報酬の有無、期間等を確認し、申請を行う在留資格の種類を決定します。例えば、入管上の手続きで「インターンシップ」と呼ばれる活動は、在留資格「特定活動(告示9号)」に該当する活動であり、概要を以下に記載します。

<インターンシップ「特定活動(告示9号)」の概要>
・申請人は海外の大学に通う学生であり、且つ卒業又は修了した者に対して学位が授与 される教育課程に在籍する者であること。なお、通信による教育を行う課程に在籍する 者は含まれない。
・インターンシップが、単位取得等教育課程の一部として実施されること
・申請人が在籍する海外の大学と日本の受け入れ機関との間で申請人のインターンシップ に係る契約が存在すること
・申請人は、上記契約に基づき、日本の受け入れ機関から報酬を受けること
・インターンシップの期間は、1年を超えない期間であり、且つ通算して当該大学の修業 年限の2分の1を超えないものであること(申請人が、以前にも日本でインターンシッ プに参加している場合はその期間も含む)
・その他、インターンシップの内容が、入管法で定める各種要件に即したものであり、 且つ、出入国在留管理庁が掲げるガイドラインを遵守したものであること

 一般的に「インターンシップ」と呼ばれる活動は、活動内容により、上記「特定活動(告示9号)」の他、サマージョブ(「特定活動(告示12号)」)や「文化活動」、「短期滞在」などの在留資格に該当する場合もあるため、貴社で受け入れを行うインターンシップの目的や内容、申請人の状況などを踏まえて適切な在留資格を確認、決定し、申請手続きを進めることが重要です。

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