外国人雇用Q&A

人事ご担当者様からよく頂くご質問をまとめました

在留期間の更新のQ&A

 ご本人が仮に、前回の在留資格の申請時も御社に在籍しており、その時許可された職務内容に変更がない場合には、不許可とされるケースはほとんどないと考えられます。それは前回からの変更事項がないからであり、ご本人の税金滞納や、犯罪を犯した場合など、の例外的な事がない限りあまり心配される必要はないと考えられます。

 一方、ご本人がもともと別の会社で在留資格の許可を受けており、御社に転職後、初めての在留期間の更新申請を行う場合には、注意が必要です。仮に貴社での活動が「技術・人文知識・国際業務」に認められた活動の範囲内であったとしても、申請時には改めて➀貴社そのものや、②貴社での活動内容、③学歴と職務内容の関連性等が審査されることとなります。さらに、場合によっては、前職を退職したことを確認する資料として、退職証明書の提出を出入国在留管理局から求められたり、要件に該当することを説明するために貴社からも事情説明書のような書類を作成し提出するケースも考えられます。

 せっかく貴社に入社したのにも関わらず、更新申請が不許可となる、といった事態を防ぐためにも、採用の際には事前に「技術・人文知識・国際業務」の要件該当性をの確認を行うことが望ましいです。

 在留期間更新許可申請は、申請人の住居地を管轄する地方出入国在留管理局にて行います。申請人の住居地を茨城県に届け出ている場合、茨城県を管轄する東京出入国在留管理局、水戸出張所、又は宇都宮出張所のいずれかで行うことになります。ただし、出張所では一部の在留資格については取り扱いを行っていない場合がありますので、事前に確認をされることをお勧めします。

 次に、申請期間は、在留期間の満了する日以前(6か月以上の在留期間を有する者にあっては在留期間の満了するおおむね3か月前から)と定められています。入院、長期の出張等特別な事情が認められる場合は、3か月以上前から申請を受け付けられることもありますが、事前に申請を行う地方出入国在留管理局へ問い合わせが必要です。

 申請期間内に、通常は申請人本人の他、申請人の法定代理人、取次者(地方出入国在留管理局長から申請取次の承認を受けた雇用先機関の職員や、申請人から依頼を受けた地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士又は行政書士など)が申請を行います。取次者が申請を行う場合には、申請人本人は地方出入国在留管理局への出頭は要しないものの日本に滞在していることが必要です。申請過程で確認事項等があれば、申請人の出頭を求められる場合があります。

 在留期間更新許可申請の申請受付期間は、在留期間の満了するおおむね3ヶ月前から在留期間の満了日までです。在留期間の満了する3ヶ月以上前に申請をする場合は、特別な事情が必要となり、事情説明書等の提出が要求されます。ただし、事情説明書を提出したとしても特別な事情と認められなければ、申請は受け付けられません。具体その具体例として、入院や長期の出張があげられます。そのため、海外へ長期出張することが決定し、出張期間中にどうしても来日できない場合は、申請人の住居地を管轄する出入国在留管理局に前もって相談した上で、申請受付期間前に申請をするかしないか決定することになります。

 パスポートの更新手続き中に在留期間更新許可申請をおこなうことは可能です。申請書へは「更新手続き中」と記載し、「旅券が未取得である理由書」を別途提出します。また、審査が完了し、新しい在留カードを受領する際に、パスポート更新手続き中の場合も同様に、「旅券が未取得である理由書」を別途提出し手続きすることが可能です。申請をする在留管理庁により、取り扱いが異なる可能性がありますので、申請前に上記流れで問題ないか確認することをお勧めします。

 出入国在留管理庁のホームページによると、“6か月以上の在留期間を有する者にあっては在留期間の満了するおおむね3か月前から”在留期間更新許可申請ができると記載されています。そのため、原則として在留期限まで3か月を切った時点から出入国在留管理局での受付が開始されます。

 一方、“ただし,入院,長期の出張等特別な事情が認められる場合は,3か月以上前から申請を受け付けることもあります。事前に,申請される地方出入国在留管理官署へお問い合わせ下さい。”とも記載されております。これだけをみると出産なども特別な事情として入管は考慮してくれそうですが、実務上では出入国在留管理局に事前確認の上で“受け付けられる可能性がある”と言われてもで、実際には受け付けられないケースが多くみられます。そのため、可能な限りは原則に即した申請を行うようにしたほうが良いでしょう。

 ちなみに、在留期間の更新は在留期限であるその日までに更新されなければならないのではなく、その日までに申請が受け付けられれば問題ありません。当然、その後には在留期限を過ぎてしまいますが、“当該処分がされる時又は在留期間の満了の日から二月が経過する日が終了する時のいずれか早い時までの間は,引き続き従前の在留資格をもって我が国に在留できます”とされているので、受理がされれば問題場となることはありません。

 入管法21条1項では:“本邦に在留する外国人は、現に有する在留資格を変更することなく、在留期間の更新を受けることができる。”と規定されています。ここで注意すべき点は“本邦に在留する”という文言です。つまり、在留期間の更新許可申請をしようとする外国人が、日本にいなければ、申請自体が受け付けられません。そのため、在留期間更新許可申請をするためには、先ず一度日本に戻ってこなければなりません。

  また、申請後、出入国在留管理局の審査を経て在留期間の更新が許可される場合は、審査終了を伝えるハガキが送付されます。これを持って再度出入国在留管理局で新しい在留カードを取得ですることになりますが、このときもその外国人が日本にいなければなりません。

 また、かなりの例外的な扱いになりますが、「家族滞在」の在留期間更新申請で日本に滞在していない幼児の申請と在留カードの取得については、日本に滞在している法定代理人であるご両親が代わりに手続きができる例も見受けられます。とはいえ、法的な根拠に基づいた申請方法ではないため、十分に確認をしてから進められることをおすすめします。また、この場合は、行政書士や弁護士による取次申請が認められないため、ご両親のいずれかが自ら出入国在留管理局に行かねばなりません。

 まず、在留期限については、契約期間は勿論、ご本人様のこれまでの在留状況や、就業している会社の規模等を総合的に判断した上で決定されることとなります。 そのため、「契約期間が1年だから、絶対に複数年の許可が下りない」というわけではございません。

 実際に、契約期間が1年であったとしても、同一の企業において複数回にわたり契約の更新を行い、安定した活動が認められれば、複数年の許可を得られる可能性もあります。 しかし、審査の傾向として、やはり雇用期間の定めのないほうが、当該企業での安定的・継続的な活動が契約面から担保されていると判断できるため、複数年の許可が下りやすい傾向にはあります。

 確かに「技術・人文知識・国際業務」の在留期間を更新申請するとき、勤務先がカテゴリー3又はカテゴリー4に該当する場合は、直近の住民税の『課税証明書』及び『納税証明書』の提出が求められています。また、「※入国後間もない場合や転居等により,お住まいの区役所・市役所・役場から発行されない場合は,最寄りの地方出入国在留管理官署にお問い合わせください。」とも入管のHPに記載されておりますが、当法人の実務上の対応を共有させていただきます。

 直近年度の住民税の『課税証明書』及び『納税証明書』の発行にあたっては、管轄する区役所等はいずこにかかわらず、その直近年度の前年1月1日に日本において住民登録又は居所登録をしたことが大前提です。そのため、在留期間更新許可申請時に直近年度の住民税の『課税証明書』及び『納税証明書』がそもそも存在しないことで、発行されない場合があります。

 そこで、当方では通常、その外国人が来日してから申請に至るまでの『賃金台帳』の写しの提出を案内しております。なぜなら当方の経験上、入管が住民税の『課税証明書』及び『納税証明書』で確認したい情報が『賃金台帳』からもほぼ全てを確認することができると考えられるからです。なお、全ての従業員の『賃金台帳』は、在籍先には5年間の保存義務が課されています(労基法109条)。

 For the visa status “Engineer/Specialist in Humanities/International Services, if the employing company is category 3 or 4, the submission of a certificate of taxation and a certificate of taxes paid for the most recent year of residence tax is required as part of the application. It would be a good idea for the applicant to look over the certificates before submission to check whether everything is in order. This tax is generally assessed in June by the municipal government covering the applicant’s home address on January 1 of the year, based on the previous year’s income. The certificates can be obtained from the city hall or other local municipal government office for a small fee.

  One item that the Immigration Bureau will look at is the income for the year. If the income is significantly different from what was indicated on a previous application form, it may be a red flag to the Immigration Bureau, and warrant requests for additional documents, causing delays. For this reason, it is a good idea to double check the income amount and make sure everything has been reported properly.

  Next, the Immigration Bureau checks to see whether this tax payment obligation is being fulfilled properly. The certificate of tax payment indicates information such as the amount of tax payment, whether it was on time or not, if there are late outstanding payments to make. Since the tax is often paid in installments, having unpaid tax is not uncommon and not necessarily a problem, as long as it is not yet due. However, if the certificate indicates past due unpaid taxes, it is likely to become an issue during the application, so it would be best to make sure the tax situation is sorted out before applying.

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