The official estimated time of processing for the COE given by the Ministry of Justice is between 1 to 3 months. However, in reality, the actual processing time can vary between a few days and more than 6 months, depending on a large number of factors.
One major factor that affects the processing time is the category of visa status application. An application for a “Student” visa will often have a different processing time from “Engineer/Specialist in Humanities/International Services” visa status. Also, as you probably can imagine, how busy the Immigration Services Bureau is at the time of the application also affects the application processing time. For example, at certain times of year the application may move faster than others. Or, an application filed in the Fukuoka Regional Immigration Services Bureau may be faster than one filed at the Tokyo Regional Immigration Services Bureau. Another major factor that affects applications is the category of the sponsoring company/organization. For example, a COE application filed by a stock listed company would often be processed faster than one filed by a small company, and a newly established company would often take the most time of all. In addition to these factors, individual factors about the company or the applicant can also possibly affect application times, and if an additional document request is made by the Immigration Bureau, very often this leads to a longer than average application.
Therefore, it is not always possible to use another application at another company as a reference to how long an application may take. The Ministry of Justice regularly posts statistics of average processing times by visa status category (http://www.moj.go.jp/nyuukokukanri/kouhou/nyuukokukanri07_00140.html) but this also is not a perfect reference, because company sponsor category/Immigration Services Bureau location information are absent. In the end, it can be difficult to predict how long an application will take unless you have established a trend of similar applications at your company. Although it makes HR scheduling difficult, it would be wisest to see the COE application as an uncertain variable that is likely to be within 1~3 months.
在留資格認定証明書とは、簡単にいうと、入国しようとする外国人の活動が、特定の在留資格に該当し、なおかつ上陸拒否事由に該当しないこと等を証明した書類です。
そもそも日本に入国する際に必ずしも在留資格認定証明書交付申請を行う必要はなく、日本で在留資格を得るための審査は海外の日本大使館等でも行うことができます。しかし、在留資格付与の決定については、法務省が行いますため、外務省管轄の大使館ではその審査を行うことができません。ですので、大使館は、ビザ発給の許否を判断するために、在留資格の審査を法務省に依頼することとなります。大使館から依頼されてきた案件を入管が処理することになりますが、追加書類が発生したが場合などには、国をまたいで連絡を取り合う必要があり、そのやりとりに非常に多くの時間がかかります。
これは非常に手間と時間がかかることから、現在ではほとんど利用されておらず、事前に日本で在留資格認定証明書交付申請を行う方法が一般的となっています。
「短期滞在」の目的及び活動の範囲内での来日の場合、在留資格認定証明書交付申請中に来日することは問題ありません。また、「短期滞在」で来日し、物件を探す活動しても問題ありません。しかし、あくまでも「短期滞在」の目的及び活動の範囲内での滞在になりますので就労活動はできず、仮に就労活動をおこなった場合は、不法就労となりますのでご注意ください。
申請人には、就労目的の在留資格の在留資格認定証明書交付申請中である事と、就労活動は一切できない事を十分理解していただいた上で、「短期滞在」で来日してもらうことをお勧めいたします。
在留資格認定証明書には有効期限があります。原則、交付から3ヶ月です。交付から3ヶ月以内に日本での上陸申請をおこなう必要があり、期限を過ぎてしまうと、再度、在留資格認定証明書交付申請をやり直す必要がでてきます。そのため、2021年10月入社予定の場合、今申請をするのは、現実的に早すぎます。
在留資格認定証明書交付申請の審査期間は、所属機関（貴社）のカテゴリーや申請内容により異なりますが、一般的に1ヶ月～3ヶ月と言われていますので、2021年7月に入ってから申請をするのが最良と考えます。
※現在（2020年11月時点）、コロナ禍の対策として、在留資格認定証明書の有効期限も変更されています。上記はあくまでも通常時の原則の内容となります。
申請書に記載した生年月日が間違いであり、パスポートコピーを提出していない場合は、再申請が必要となります。申請書に記載した生年月日が間違っていた場合でも、パスポートコピーを提出していれば、再申請ではなく、訂正という形で対応してもらえることもあるようです。とはいえ、あくまでも東京出入国在留管理局での実務上の対応となりますので、まずは、申請をした管理局に確認するのが良いかと思います。
As a general rule, if a COE is not used for a visa application as intended, it should be returned to the Immigration Services Bureau. This true in the case of expired COEs as well. Sometimes the Embassy/Consulate of Japan is able to accept the document for return, but the most reliable method is for the foreign applicant or their sponsoring employer to write a letter showing intent to return the COE and ship the original copy to the Immigration Services Bureau.
In the event that the COE is not returned, there is a high chance that during the application process, it will be discovered that the applicant has not returned a previous COE, and the application processing will be suspended, and the Immigration Services Bureau will request return of the COE or an explanation as to why it cannot be returned.
In our experience, the process tends to proceed a lot more smoothly if the COE is returned before the new application has been filed. In cases where it is discovered mid-application that there is an unreturned COE, we frequently see the application processing take much longer than average, even after the COE has been returned.
別の企業が契約機関となり申請・交付を受けた在留資格認定証明書（COE）は、有効期間が残っているか否かに関わらず、貴社で使用することはできません。通常、就労関係の在留資格の在留資格認定証明書上には、契約機関となる企業名が記載されており、その会社が認定申請を行った同一内容（労働条件等）で呼び寄せる際にのみ使用が認められます。
今回の場合は、貴社がその外国人の契約機関となり、新たに在留資格認定証明書交付申請を行う必要があります。この際、出入国在留管理局内では、その外国人が別の企業を通じて在留資格認定証明書の交付を受けた記録が残っているため、通常は、未使用の認定証明書を速やかに入国管理局へ返却するよう求められます。紛失等により返却ができない場合は、返却ができない理由を記載した事情説明書を提出します。
未使用の認定証明書を後から返却するケースでは、審査完了までに通常よりも審査期間がだいぶ長くなることが多いため、申請人が未使用の認定証明書がある場合や、もしくは貴社が契約機関となり交付を受けたものの内定キャンセル等により使用しない状況になった際には、その事情を説明するレターを添えて可能な限り出入国在留管理局へ返却を行うことが望ましいと言えます。
ご相談いただいた件についてですが、そもそも入管法が作成された当時は想定外のことであるため、入管法関連法令上、明文や明確な規定などがありません。
一方、こういったケースは日本企業が外国人を積極的に雇用することによって近年増えています。そのため、当法人が法務省及び入管に確認しながら、実務上の対応を基に回答させていただきます。 ご本人が現在有するＣＯＥは、前の会社に入社するために入管から交付されたものであり、ＣＯＥにもその会社の商号が明記されています。しかし、ご本人が来日前にその会社を辞退しました。それゆえ、現在手元にあるＣＯＥを基に来日することが事実と異なります。
そこで、当法人は通常、新たに内定をもらって入社しようとする会社で改めて入管にＣＯＥの交付申請をおすすめしております。また、その際に、前回のＣＯＥを申請するときの内定をもらった会社を既に辞退した旨を書面で提出すること及び現在手元にあるＣＯＥの原本を入管に返却することを提案しております。
処分するのではなく、入管に返納することをお勧めいたします。今回は内定辞退につき入国を取りやめるとのことですが、今後別の申請をする際に、すでに発行されたCOEについて確認が入る可能性が御座います。
次回以降の申請をスムーズにするためにも、不要となったCOEについては返納することが最良ですが、その際には以下の資料と併せて提出するとスムーズです。
・受付表のコピー（残っていれば）
・理由書（返納の理由を簡単に記載したもの）