外国人雇用Q&A

人事ご担当者様からよく頂くご質問をまとめました

外国人雇用全般のQ&A

 ブランド品のチェーン店,薬局,コンビニエンスストアなどで外国人の店員さんを見かけたことがあると思います。その一部の方は「永住者」,「定住者」,「日本人の配偶者等」など就労制限のない方であり、また、「留学」や「家族滞在」などの方が「資格外活動許可」で働いている場合もあります。それ以外の方に関しては、基本的に「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得しなければ、店舗で販売員として勤務することができません。

 「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得しようとする以上、同資格の審査基準で販売員の職務内容が審査されます。しかしながら、①「その技術若しくは知識に関連する科目を専攻して大学を卒業」または②「その技術又は知識に関連する科目を専攻して日本の専修学校の専門課程を修了」という要件について、販売員の場合には学校での専攻科目が何であればそれに該当するかは、判断が非常に難しいところです。

 とはいえ、2019年5月30日から、法務省告示により、日本大学等以上卒業・修了した外国人は、従事しようとする職務について“日本語を用いた円滑な意思疎通を要する業務”であれば、「特定活動」の在留資格が取得可能となりました。この場合であれば店舗の販売員も該当するとされています。

 「経営・管理」の在留資格は会社その他法人等の経営又は管理をするための在留資格であるため、基本的に企業は「経営・管理」のままエンジニアとしてその方を雇用することはできません。例えば、日本でほかの企業から取締役や部長などとして雇われ「経営・管理」を取得したが、エンジニアとして転職しようとする場合がありますが、この際には「技術・人文知識・国際業務」の諸要件を満たせば、同在留資格を申請し取得したうえで、新たな契約機関で情報開発の職務に従事することが可能となります。

 また、自ら出資して日本で会社を設立し「経営・管理」を取得したが、エンジニアとして転職しようとする場合もありますが、この際には前述した事例と同じく、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得したうえで、新たな契約機関で情報開発の職務に従事することが可能となりますが、加えて原則、自分が設立した会社を閉鎖しなければなりません。

 ただし、例外としてその方が高度専門職における70ポイント以上に該当し、「高度専門職1号ロ」の在留資格を申請して許可された場合が考えられます。新たな契約機関として認められれば、そちらでの職務と“併せて当該活動と関連する事業を自ら経営する活動”も入管法上許されるので、自分が設立した会社を閉鎖しなくともよい事になります。

 居酒屋のホールや厨房での仕事は入管法上では、同一の作業の反復のみによって修得できる単純労働とされており、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格に認められる職務内容に該当しません。そのため、その職務に従事する外国人は不法就労に該当し、そのような職務に就けさせた経営者も不法就労助長罪に該当する可能性がありますので、絶対に避けなければなりません。

 一方、居酒屋のホールや厨房での仕事をしても入管法上で合法とされるものは、下記のものが挙げられます。

1.在留資格が「日本人の配偶者等」,「永住者」,「永住者の配偶者等」,「定住者」,「特別永住者」の場合。就労制限がないため、日本人と全く同じ勤務形態で雇われることが可能です。

2.在留資格が「留学」,「家族滞在」,「特定活動(一部に限る)」の方が「包括的資格外活動許可」を入管から受けた後、その在留資格の指定する活動を行う期間中、風俗業等を除いて原則として週28時間まで勤務する場合。

3.留学生の就職支援のため、2019年5月30日に公布された、いわゆる「特定活動」46号告示について入管法改正が施行され、“日本の大学(短期大学を除き)又は大学院で学位を授与され”且つ“N1又はBJT480点以上を有する”方が“日本語を用いた円滑な意思疎通を要する業務”に従事することが認められるようになりました。ただし、厨房での皿洗や清掃にのみ従事するものなどは該当しません。

 中長期在留者である外国人が、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持って転職する際に必要となる在留資格上の手続きは、以下のものが挙げられます。

 1.外国人自身が行う手続き
「契約機関に関する届出手続き」 日本にある契約機関の名称・所在地に変更が生じた場合や、契約機関の消滅、契約機関との契約の終了・新たな契約の締結があったときには、14日以内に法務省令で定める手続により、法務大臣に対し、届出を行う必要があります。こちらの届出は、最寄りの地方出入国在留管理官署の窓口で行う他、オンライン上で行うことも可能です。

 2.外国人と労働契約を終了、または新たに締結する契約機関が行う手続き
「就労資格を有する中長期在留者に関する届出手続き」 中長期在留者を受け入れている機関(※雇用対策法に基づく外国人雇用状況の届出が義務付けられている機関は除きます)は、長期在留者の受入れを開始(雇用・役員就任等)又は終了(解雇・退職等)した場合には、14日以内に法務省令で定める事項について、法務大臣に対し、届出を行う必要があります。こちらは、届出手続を行わなかったとしても、刑罰を科せられることはありませんが、所属している外国人の在留期間更新等の許可申請時に事実関係の確認を行うなど審査がより慎重に行われることがあります。

 まず、採用しようとする留学生が※「資格外活動許可」を受けているかを確認することが必要です。「資格外活動許可」を受けている場合には、原則週28時間以内の範囲に限り、アルバイト活動に従事することが可能です。この資格外活動許可を有している場合には、在留カードの裏面にその旨のスタンプが押されております。採用の際にはまずはそれをご確認頂き、留学生がアルバイトを行う許可を得ているかを確認する必要があります。(また、パスポートにもその旨のシールが貼られます)

 次に、アルバイトを行う時間についても注意が必要です。原則週28時間のアルバイトが可能となりますが、ご本人様がアルバイトを複数している場合には、それぞれの勤務先でのアルバイトの合計時間が週28時間以内であることが必要になります。

 つまり、留学生本人がA社で週14時間のアルバイトをしている場合には、残りの14時間で御社での業務に従事することとなります。「自分の会社では週28時間のルールを守って就業させていたが、実は他社でも働いていたため、定められた時間を大幅に超えていた」ということに後々ならないよう、会社だけでなく、留学生本人にも自分に許された就労時間の内容をご理解頂くことが重要です。

 最後に、「資格外活動許可」は留学生の在留資格である「留学」に紐づけられる形で許可されていることに注意してください。というのは、留学生が学校を卒業した場合には、在留資格「留学」の目的は達成されたこととなり、効力を失います。それと同時に「留学」に紐づけられて許可を受けた「資格外活動許可」も同時にその効力を失うこととなります。本人がすでに卒業しているかどうかは在留カードを見るだけでは判断がつかないため、事前にご本人様に学校での卒業日や在籍状況を確認しておくと安心です。

 60日を超えて日本に滞在する場合は、出生の日から30日以内に、本体者の住居地を管轄する出入国在留管理局に在留資格取得許可申請を行う必要があります。上記期間内に申請をしない場合、不法滞在として取り扱われますので、ご注意ください。なお、出生の日から60日以内に海外へ出国する場合は、在留資格取得許可申請の必要はありません。

 “大学等の在学中に就職先が内定した方や、大学等を卒業後、継続就職活動中に就職先が内定した方が、企業に採用されるまでの間日本に滞在することを希望される場合には、一定の要件を満たせば、採用時期までの滞在を目的とした「特定活動」の在留資格への変更が認められ、日本に継続して滞在することが可能”と法務省が明示しております。

 

 注意しなければならないのは、一定の要件を満たせば、包括的「資格外活動許可」を入管から受け、週28時間以内のアルバイトをすることも可能ですが、前記「特定活動」の許可を受けるために、10月から3月までの日本滞在中“一切の経費の支弁能力”を立証しなければならないので、一般的には在留資格「留学」の申請と考え方は同様であり、親からの海外送金記録が必要とされます。アルバイトでその間の生活費を確保するような説明や立証は“経費の支弁能力”があると認められません。

 

 また、この「特定活動」の在留資格を取得すると、「留学」の在留資格と同じく、一時的日本を出国することができ、みなし再入国制度も適用されます。貴社のケースでは、概ね1月の後半から2月の初旬に就労の在留資格への変更許可申請を行うことになります。

 It is possible for working visa status holders to apply for and receive work permits for work outside the scope of their status granted, but content and scope of this status differs from “Student” and “Dependent” visa status holders.

 “Student” and “Dependent” visa status holders are eligible to apply for a “general” part-time work permit, that broadly allows them to work in any type of employment within 28 hours per week (and 8 hours per day during school break for “Student” visa status holders), provided the work is not categorized as work that is harmful to public morals. Other visa status holders, such as work visa status holders, on the other hand, in most cases cannot apply for a general part-time work permit, and instead must apply for a specific work permit for the specific work and employer in question.

 For a specific work permit to be granted, there are some general principles that generally must be satisfied. First, the applicant must be currently engaged in the primary activities of their visa status, and the side work must not interfere with these primary activities of the work visa. The applicant’s primary employer must also give the applicant permission to pursue side work. The type of side work that can be granted is also subject to limitations. As a general rule, the side-work itself should fall into an existing work visa category, with the exception of Specified Skilled Worker and Technical Intern Trainee. This means that work that may be seen as unskilled labor is highly unlikely to be granted. The work also must not be categorized as work that is harmful to public morals similarly to the general part-time work permit. Finally, the applicant themselves must have a clean criminal record and good conduct.

 To summarize, the main points that you would need to check are whether the work at your business itself qualifies for the permit, and whether the candidate can receive permission from their primary employer.

 There are a number of conditions, but yes, in some cases it is possible to sponsor a visa status for a domestic worker employed by a foreign national in Japan. The two main possible routes that may be applicable to the circumstances outlined above are for holders of either the “Highly Skilled Professional” visa status or the “Business Manager” visa status.

 While the hurdles for obtaining the “Highly Skilled Professional” visa status itself are higher than many other visa statuses, for “Highly Skilled Professional” visa status holders who wish to sponsor the visa status of a domestic worker, there are additional requirements that must be fulfilled. First, the combined household income for the “Highly Skilled Professional” visa status holder must meet or exceed 10,000,000 yen. The domestic worker must at least be 18 years of age, be paid at least 200,000 yen per month, and share a common language of communication with the “Highly Skilled Professional” visa status holder. The “Highly Skilled Professional” visa status holder must not be employing any other domestic workers in Japan. In addition to these conditions, the domestic worker must have been either employed by the “Highly Skilled Professional” visa status holder for a year or more, or “Highly Skilled Professional” visa status holder must have a child under the age of 7, or a spouse unable to attend to housework due to illness, etc.

 In the case of a Business Manager visa, much of the requirements are the same. The domestic worker must at least be 18 years of age, be paid at least 200,000 yen per month, and share a common language of communication with the “Highly Skilled Professional” visa status holder. The “Highly Skilled Professional” visa status holder must not be employing any other domestic workers in Japan. In addition to these conditions, the holder of the Business Manager visa must be appointed to a top position in the company.

 Some other cases in which a visa can be sponsored for a domestic worker include the case of foreign diplomats or holders of the Legal/Accounting Services visa status, but the Highly Skilled Professional or Business Manager status most fit the situation outlined in the above question.

 上陸許可時にすべての空港や港で在留カードが交付されるわけではありません。交付される空港は、新千歳空港、成田国際空港、東京国際空港、中部国際空港、関西国際空港、広島空港及び福岡空港です。その他の空海港から入国した中長期在留者の方は、入国後に住居地を届け出た市区町村役場から、簡易書留で在留カードが届きます。住居地届出後、10日前後で在留カードが届くのが一般的ですが、市区町村役場により対応が異なる可能性がありますので、届出から在留カード到着までの流れや期間の詳細に関して、届出をした市区町村役場に確認するのが最良と考えます。

 結論から言うと、「特定活動」の在留資格を有することを確認しただけではその外国人が日本でどんな活動を行ってよいかの判断ができません。というのは、「特定活動」とは、“法務大臣が個々の外国人について特に指定する活動”と入管法で定められており、同じ「特定活動」であっても、人によっては日本で行うべき活動や行ってはならない活動が異なります。

 そこで、何の「特定活動」なのかを判断するのですが、その際には「特定活動」が与えられた際に付与される『指定書』を確認します。これはA5サイズの四つ折の紙で、一般的にはその外国人のパスポートにホチキスで留められます。そこにその方が日本で行う活動及び(場合によっては)活動機関が明記されていますので、それを遵守しなければなりません。

 以下はよく見られる「特定活動」の事例(一部)ですので、参考にしてください。

告示1号,2号,2号の2 家事使用人
告示5号,5号の2 ワーキングホリデー
告示6号,7号 アマチュアスポーツ選手,その家族
告示9号 インターンシップ(就労・有給)
告示12号 サマージョブ(学業休業期間中・有給)
告示16号~24号・27号~31号 (EPA)看護師や介護福祉士関係,その家族
告示43号 日系四世
告示46号,47号 日本大卒就労者,その家族
告示外 就職活動
告示外その2 就職先内定中
告示外その3 COVID-19の感染拡大を受けた特例的取扱

 まずここで考えるのは「ビザ」ではなく、「在留資格」です。「ビザ」と「在留資格」は根本的に違います。

 「ビザ」は日本語では「査証」と言います。日本の査証免除でない国、例えば中国やインド,ブラジルなどの方が短期商用や出張などで日本に来ようとする際には、正式には「査証申請」と言われるビザ申請をしなければなりません。「査証」とは分かりやすく言えば、“入国許可証”のようなものです。査証が発給される際には、パスポートにB7サイズより少し小さいシールが貼られます。日本の空港での入国審査の際には、約5.5 cm×4cmの「上陸許可」証印シールが再びパスポートに貼られ、その時点でシングル査証の効力が失われます。(マルチ査証の場合は、その使用期限まで日本に入国できる効力は失われません)

 一方、「在留資格」とは、日本への入国時に付与されるもので、日本での活動内容と滞在期限を定めた法的根拠となるものです。そのため、この在留資格により日本で就労できるかどうか、また、どのような職務に就けるかが決定されます。日本での外国人の採用の場合には、この在留資格が職務内容に合致するかどうか、合致しなければ変更の手続き等を行わなければなりません。そのため、まず考えるべきは何の在留資格を所持する人を採用するか、または、採用後にどのような手続きを行うかどうかです。

 査証と在留資格は似たイメージを持たれがちですが、外国人雇用では正確に違いを把握することが必要となります。

 在留カードの氏名表記は、原則、ローマ字表記が原則とされますが、氏名に漢字を使用することを立証する資料を基に、当該漢字を使用した氏名を表記することが可能な場合があります。但し、原則は、ローマ字氏名との併記という形になります。ローマ字氏名を表記することにより中長期在留者が著しい不利益を被るおそれがある、もしくは出入国在留管理庁長官がその他の特別の事情があると個別に認める場合は、当該漢字氏名のみの表記とし、ローマ字は記載されないこともあります。

 また、漢字を使用することを立証する資料としては、通常、パスポートが使用されます。中国や台湾のパスポートには、漢字氏名が記載されていますので、その漢字を使用することの立証は、比較的易しいと言えます。なお、氏名表記に用いる漢字の範囲、用法その他の漢字を使用した氏名の表記に関し必要な事項は出入国在留管理庁長官が告示で定めることとされており、パスポートや在留カード漢字氏名表記申出書に記載した漢字とは異なる形で表記されることがあります。なお、個人的に自らのローマ字氏名に漢字をあてて漢字氏名としたものや、通称名は在留カードに記載されません。

 在留期間の満了の日までに在留期間の更新申請をした場合で申請に対する処分が在留期間の満了するまでに完了しないときには、その申請人はその在留期間の満了後に処分がされるとき又は本来の在留期間の満了の日から2月を経過する日のいずれか早いときまで、引き続き申請時の在留資格をもって日本に在留することが可能です。

 そのため、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格をもっている方が、在留期間の更新申請を出入国在留管理庁に申請していれば、その処分がされるときまで、または、在留期限から2か月間、両者のいずれか早い時期まで不法滞在を問われることはありません。

 なお、在留期間の更新は、その満了日の3か月前には行うことが可能となります。そのため、特例期間に関わらず、うっかり申請前に在留期限が切れてしまうことのないよう、十分に余裕をもって申請を行うことが重要です。

 まずは不許可の理由を、申請を行った出入国在留管理庁で確認をすることが重要です。その際、不許可になった原因を注意深く確認しなければなりません。というのは、不許可の理由には、そもそも提出資料が足りていない場合、申請上の要件を満たしていない場合、本来は要件を満たしているものの説明が足りずに申請内容が審査官に理解していただけなかった場合など、様々なものが考えられるからです。不許可の本質的な原因がわかれば、再申請の申請方針も立てることが可能となります。

 また、理由を聞きに行く際の注意点として、「不許可の理由は1度しか聞くことができない」ということも十分留意する必要があります。再申請を準備する段階になってから、「あれはどうだっけ、これはどうだっけ」と不許可理由が曖昧にならないよう、しっかり審査官の説明をメモに残し、必要があればこちらから質問をして再申請の可能性を確実に探っていくことが重要です。

 The main risk in this case would be revocation of the candidate’s visa status. According to immigration law, if a foreign national who holds a status other than Special Permanent Resident, Permanent Resident, Spouse or Child of Japanese National, Spouse or Child of Permanent Resident, or Long Term Resident, exceeds a period of 3 months(In the case of holders of the Highly Skilled Professional (ii) visa status, the limit is 6 months) without fulfilling the original objective activities of their visa status (work, attending class etc.), the visa status can be revoked by the Ministry of Justice.

 To look at this rule from another perspective, if a holder of a work visa status becomes unemployed, as long as their visa status does not lapse its expiration date, the foreign national in question has 3 months to find a new position and begin working at the new position before the revocation process will start. In the case outlined above, however, the candidate in question would exceed 3 months of unemployment, so there is definitely a risk of visa status revocation.

 The revocation process is not automatic. If the Ministry of Justice decides to revoke the visa status of a foreign national in Japan, the candidate must first be granted an opportunity to explain themselves, before the final decision is made. Generally, a notice with a summons to the Immigration Services Bureau would be sent to the person in question. Even if the candidate has informed the Immigration Services Bureau of the termination of their employment, and 3-month period is lapsed, the Ministry of Justice does not pursue action to revoke residence statuses in every case. Even so, since the risk still exists, it would probably be best to either shift the start date to within the 3 month limit, or be prepared for the possibility of visa status revocation.

 来年3月卒業、4月入社の一般的な在留資格変更許可申請の流れは下記のようになります。

1.前年の12月から在留資格変更許可申請受付開始(卒業見込段階で申請)
2.約1ヶ月~2ヶ月程度で審査完了(審査完了ハガキが申請人の住居地に到着)
3.3月卒業後、学位が確認できる証明書とハガキに記載された物を持参し、申請をした出入国在留管理局にて在留カード交付(審査結果が許可の場合に在留カードが交付)
4.4月入社

 審査期間は1ヶ月~2ヶ月が実務上一般的ですが、2ヶ月以上かかる場合もあります。そのため、在留資格変更許可申請は、ある程度余裕をもって、早めにおこなうことがポイントだと考えます。

 以前は2012年6月まで、在留期間の更新又は在留資格の変更がされる度に『外国人登録証明書』(現在の『在留カード』に相当するもの)上にそのまま在留資格の種類及び期間・期限が記載されていました。それと同時に、パスポートにも最初に日本上陸する際と同じように約5.5 cm×4cmの証印シールが貼られていました。

 その後、2012年7月1日に実施された在留カードの導入により、在留期間の更新や在留資格の変更の場合でも、パスポートにはスタンプも証印シールも貼られないことになりました。

 そのため、古くから入管業務に携わっている方や10年近く日本に滞在している外国人の中には、今でもパスポートの証印シールを確認しようと探してしまうケースも珍しくありません。

 なお、実務上、更新又は変更の申請において新しい在留カードを取得する際、現在でも“証印”という言葉が使われていますが、実際には「短期滞在」の場合を除き“証印”という手続は既にありません。ちなみに、「特定活動」及び「高度専門職」の場合は別途、旅券に『指定書』がホチキス止めされています。“証印”は言い習わしであり、本来は単に“新しい在留カードの取得・発行”と言うべきでしょう。

 兼業と言っても色々な形があります。その内容により雇用できる場合とそうでない場合があります。

1.フリーランス

 「技術・人文知識・国際業務」を所持する方がときどきフリーランスとして活躍している例があります。例えばエンジニアの方が複数の委託先と業務委託契約を締結し、プログラミングの職務に従事することで「技術・人文知識・国際業務」が許可され、その後は同じ職務内容で更に他の委託元と契約して仕事をすることができます

2.塾講師と学校教師の兼業

  塾講師では「技術・人文知識・国際業務」の在留資格であるのに対し、学校教師では「教育」(大学の場合は「教授」)となるため、どちらか一方の在留資格の申請と同時に他方を「資格外活動許可」として申請することになります。 ただし、注意すべきなのは、この「資格外活動許可」は「留学」や「家族滞在」の場合に付与される“包括的”なものではなく、申請ごとに許可された勤務先名・勤務期間が明記される証印シールが旅券に貼られるため、契約更新・変更の都度に「資格外活動許可」を申請しなければなりません。

3.「技術・人文知識・国際業務」を有する画家など

  日本での職務自体は「技術・人文知識・国際業務」に認められる内容ですが、芸術活動に該当する個展を開くために、前記同様にその都度「資格外活動許可」を申請している例があります。

 兼業といっても様々なケースがあるため、その内容に応じて必要な申請等を行うことが必要です。

 「永住者」の在留資格には、その他の在留資格のように「在留期間の満了日」はありません。しかし、在留カードには有効期間があり、在留カードの下部に記載された有効期間満了日の2か月前から有効期間満了日までの間(※)に、住居地を管轄する地方出入国在留管理局へ「在留カードの有効期間の更新申請」を行う必要があります。万一、申請期間内に更新申請を行わずに有効期間が経過してしまった場合は、速やかに更新申請をしなければなりません。というのは、申請期間中に更新申請を行わなかったときは、出入国管理及び難民認定法第71条の2の規定により、1年以下の懲役又は20万円以下の罰金に処せられることがあるからです。

 なお、疾病により自ら在留カードの有効期間更新申請等ができない場合は、同居する親族が代わって手続をしなければならず、手続をするべき親族が期間内に申請等を行わなかったときは、5万円以下の過料に処せられることがあるため、在留期間と同様、有効期間も中長期在留者自身がきちんと管理する必要があります。なお、こちらは、「高度専門職2号」の在留資格を有する場合も同様です。

 ※ 在留カードの有効期間満了日が16歳の誕生日とされている者は、16歳の誕生日の6か月前から誕生日まで。誕生日が2月29日であるときは、当該中長期在留者のうるう年以外の年における誕生日は2月28日であるものとみなされます。

 本店移転の場合、在留カードの「所在地変更」に該当しますので、下記の届出が必要です。

【所属(契約)機関に関する届出】

 高度専門職1号イ又はロ、高度専門職2号(イ又はロ)、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行(所属機関との契約に基づいて活動に従事する者に限る。)、技能又は特定技能

【所属(活動)機関に関する届出】

 教授、高度専門職1号ハ、高度専門職2号(ハ)、経営・管理、法律・会計業務、医療、教育、企業内転勤、技能実習、留学又は研修

 届出の種類は在留資格の種類により異なり、また、届出が必要のない在留資格もありますので、外国籍社員全員の在留資格を確認し、届出が必要な場合、本店移転の事由が生じた日から14日以内に届出をする必要があります。

 届出方法は電子届出システムを利用するか、指定された場所への郵送でおこないます。届出者は外国人本人で、会社側に届出義務はありませんが、在留管理の観点から届出完了までのスケジュールを管理し、会社側から一括で郵送する等の対応を取ることが望ましいと言えます。

 Depending on the setting and type of the teaching, the status could fall under “Instructor,” “Professor,” or “Engineer/Specialist in Humanities/International Services.”

 The “Instructor” visa status is required for teachers working in the school system. This includes schools accredited as elementary, middle, high schools, and special education schools, as well as accredited miscellaneous schools and vocational schools. English teachers who work as Assistant Language Teachers (ALT) generally require the “Instructor” visa status.

 If an English teacher works at a university or an upper level technical college, the “Professor” status would be needed. This would include teachers who do not hold the title of professor, but work as lecturers in their universities as well.

 Finally, if a teacher is working for a private lesson center, kindergarten, or other business or organization not accredited as an educational institution, the status needed would be “Engineer/Specialist in Humanities/International Services.” For example, English teachers working at English conversation schools, or teachers working at cram schools would fall into this category. Some “international schools” are not accredited as educational institutions in Japan, and teachers working at such schools require the “Engineer/Specialist in Humanities/International Services” status.

 It is a common situation that a teacher might work multiple jobs that fit into different categories, and this can create some confusion as to which visa status is required. In such cases, the most “main” work would govern the visa status category, and for the “auxiliary” work an additional work permit called the Permission to Engage in Activity Other than that Permitted under the Status of Residence Previously Granted for each. For example, a teacher who works mainly as an ALT at a middle school, but also works at a kindergarten one day per week, would require the “Instructor” visa status, as well as a permit for work at the kindergarten. Please note that a separate permit is required for each separate job done outside of the visa status category.

 原則として、日本国内で「短期滞在」から就労可能な他の在留資格への直接変更は行うことができません。ご質問のようなケースの場合には、新規に外国人を海外から呼び寄せる手続きである在留資格認定証明書の交付申請を行うこととなります。この審査の結果、交付となった場合には、一度ご本人様に帰国していただき、本国の日本大使館/領事館等でビザの申請をして頂き、再度来日をする流れとなります。

 例外的なケースとして、特段の事情が認められれば、日本国内での変更申請が受理される可能性もありますが、変更申請が受理されないケースの方が圧倒的多数を占めています。仮に受理されない場合には、それから認定証明書の申請を行うことになるため、かえって就労開始までの期間が延びてしまう可能性があります。

 定められた期日から就労を開始するのであれば、余裕を持ったスケジュールを組み、確実な方法で申請を行うことをお勧めします。

 在留資格の申請に際しては、現在採用予定者が保有する在留資格の確認が重要となります。就労を行うための在留資格は、その活動目的ごとに種類が分かれているため、本人が就労可能な在留資格を有していたとしても、それが貴社での業務に従事することが許された在留資格であるとは限らない点に注意が必要です。

 また、在留資格には、「永住者」等、就労制限のない在留資格もあり、この場合には活動内容にかかわらず、日本人同様、貴社での業務に従事することができますので、申請の必要性を見極める意味でも現在のステータスの確認は非常に重要な意味を持ちます。

 次に、貴社でどのような職務(活動)を行うかによって、現状の在留資格で継続して活動することができるかどうか、または在留資格の変更が必要かどうかを判断する必要があります。つまり、本人が就労可能な在留資格を有している場合であっても、本人の在留資格と貴社での活動内容を照らし合わせ、在留資格の変更の必要性の有無を検討する必要があります。

 最後に、在留資格の変更が必要であると判明した場合には、申請予定の在留資格の要件に外国人本人が該当するかどうかを確認することとなります。在留資格の中には、学歴や実際の職務経験が要件となっている場合もありますので、本人の状況に併せて立証資料や申請の準備を進めていかなければなりません。

 People coming over to Japan for short term activities such as business meetings or training would generally qualify for the Temporary Visitor visa status. The Temporary Visitor status covers activities such as tourism, health recuperation, sports, visiting relatives, training, attending classes or meetings, etc.

 In general, this status requires that activities to be done in Japan be temporary and unpaid. In this case “temporary” means that the applicant in question does not have the intention of moving their base of livelihood and activities to Japan, and generally intends to spend less than half of a year in the country. “Unpaid” is taken to mean that the applicant is not compensated for specific work/service done in Japan. For example, a paid speaker at an event or conference in Japan. A person sent to Japan to attend training sessions to learn programming skills without being put in charge of work that produces revenue for the company in Japan would likely fall under Temporary Visitor. However, a person who travels to Japan to perform programming work to contribute to revenue production at the company in Japan may require a working visa status to perform these activities.

 The Temporary Visitor visa status can be obtained by application to a foreign mission of Japan, such as an embassy or consulate, or by exemption. Currently, as of November 2020, there are 68 countries that receive Temporary Visitor visa exemptions. Generally, the maximum that a person can stay in Japan during a single trip on the Temporary Visitor status is 90 days. However, nationals of 7 countries of these are able to apply for an extension to 180 days total.

 The presence of American armed forces in Japan is a somewhat unique arrangement governed by the Status of Forces Agreement (SOFA), a treaty signed between the governments of Japan and USA. People who fall under the jurisdiction of SOFA essentially are present in Japan completely outside the standard immigration and visa system, and as such do not have Residence Cards or visas. People on a SOFA status are typically American military personnel, civilian contractors for the U.S. military, or spouses of said people.

 If such people cease their SOFA activities and wish to remain in Japan, it is necessary for them to obtain a Japanese visa status. However, unlike students who graduate Japanese universities, people on a SOFA status are unable to make an Application for Change of Status of Residence, because they do not have any visa status in the first place. It is necessary for people on a SOFA status to make an Application for Permission to Acquire Status of Residence. Incidentally, this is the same procedure necessary for the case of a child born in Japan without Japanese nationality.

 The Application for Permission to Acquire Status of Residence must be made within 30 days of the event that prompts the necessity of the procedure (i.e., the discharge of a military service person, the birth of a child, etc.). In addition to the usual documents needed for the work visa status application, the Immigration Services Bureau would likely request documents certifying the conclusion of the SOFA duties/status.

 外国人社員リストを常備するのは、非常に良いことだと思います。定められた項目はありませんが、下記項目を網羅していれば、一般的に在留管理の観点から問題ないと考えられます。

1.ご本人 ①社員番号 ②氏名 ③生年月日 ④性別 ⑤国籍 ⑥住居地 ⑦携帯電話 ⑧メールアドレス
2.在留資格など ⑨在留カード番号(在留カードの有効期限) ⑩在留資格の種類(在留期間、在留期間満了日、次回の期間更新が可能な年月日)
3.職務内容 ⑪入社年月日(退社年月日) ⑫契約形態(契約期間、稼働先名称、稼働先所在地) ⑬具体的な職務内容

 週1回、月1回等、定期的に最新情報にアップデートし、情報に洩れがないように徹底することをお勧めします。

 Whether or not an employee would qualify for the Engineer/Specialist in Humanities/International Services visa status in this case would depend on the specific work involved and the educational/work experience background of the applicant. Within the Engineer/Specialist in Humanities/International Services visa status, the work listed above could potentially fall under either Specialist in Humanities or International Services.

 Work that falls under Specialist in Humanities would be related to the candidate’s major of study (university or higher, or Japanese vocational diploma) or work experience (10 years or more) in a field of humanities, such as tourism or marketing. Work that falls under International Services would be work such as translation or interpretation, fundamentally related to the language and/or culture of the candidate who has completed education of university or higher level, or has work experience in the work (3 years or more). Both are similar in eligibility requirements in that they may be met with a university degree, however, Specialist in Humanities requires education background to be related to the content of the work to be done. For holders of a Bachelor degree or higher, the Immigration Bureau is often somewhat more lenient about the relation requirement, but for Japanese vocational school diplomas are quite strict. Out of the possible roles of employment listed above, all could fall under Specialist in Humanities, but only translation/interpretation would fall under International Services.

 Other things to keep in mind are that there should be a demonstrable need to hire foreign staff (i.e., the hotel receives a large number of foreign guests every year), and the foreign staff are paid at the same rate as Japanese staff at equivalent levels. Also, as for the content of the work, if most of the work is focused on carrying suitcases or cleaning rooms, or restaurant waitstaff work, there would be a high chance that the work would be judged to not fall under the Engineer/Specialist in Humanities/International Services visa status. For this sort of work, the Specified Skills visa status may be an option.

 外国人雇用状況届出制度は、外国人の雇用管理の改善や再就職の支援等の目的で、雇入れ時や離職時に届出をおこなう制度です。ただ、「特別永住者」は対象外とされていますので、外国人雇用状況届出は必要ありません。

 It is generally best to for people to make enquiries about such important things to government agencies or licensed experts in the field in question. In order to help offer support to foreign residents, this year the Japanese government opened the Foreign Resident Support Center (FRESC). FRESC contains counters from 8 different organizations in the same office.

 Immigration Services Agency (Residency Support Division and Disclosure Request Office)
This counter provides support for basic daily life guidelines to foreign residents as well as local governments looking to set up their own support services for foreign residents. In addition, this counter handles disclosure of information requests to the agency.

 Tokyo Regional Immigration Services Bureau:
This counter accepts reservations for individual consultations with the Immigration Bureau by foreign residence or companies looking to hire/accept foreign residents in Japan.

 Tokyo Legal Affairs Bureau, Human Rights Department:
This counter receives enquiries related to human rights violations such as abuse, discriminatory treatment, bullying, privacy violation and harassment.

 Japan Legal Support Center (the JLSC, Houterasu):
This organization provides free services to people in need of support for legal action requiring a lawyer, etc.

 Tokyo Labour Bureau Consultation and Support Office for Foreigners:
This counter provides advice to employers about proper labor law compliance, as well as receiving enquiries from foreign residents regarding labor regulations.

 Tokyo Employment Service Center for Foreigners:
This counter provides support to skilled foreign residents for seeking employment in Japan.

 Ministry of Foreign Affairs Visa Information:
This counter provides information about applying for visas for entry into Japan, such as for tourism purposes or short term business trips, etc.

 Japan External Trade Organization (JETRO):
This organization is placed in the center to help facilitate the hiring and activities of highly skilled professionals, offering seminars on the topic.

 厳密いえば入管法上問題がありますが、実務上の運用としては、週28時間を超える有給休暇を取得してもそのことのみをもって在留資格の取り消しや、不利益な扱いをうける可能性は非常に低いと言えます。というのは、資格活動の「週28時間」とは、主に実労働を指しており、有給休暇はこれには該当しないためです。

 しかし、有給休暇とは本来、定められた労働日に取得することが前提となるため、有給休暇の取得が週28時間の労働時間を超えている場合には、シフト上は会社として週28時間以上の労働が想定されていたことになるため完全に問題がないとは言えません。 可能であれば有給休暇を取得させる場合には、取得日を分散させて週28時間以内に収まるよう調整頂くことがベストです。

 在留期限の更新手続きや期限の管理については会社側として行っていただくことを強くお勧めします。在留期限を満了することなく、適法に更新ができていれば問題はありませんが、ご本人が手続きを失念し、在留期限を超えてしまった場合は、不法滞在となることは勿論、御社としてもそれを知らないままご本人を就労させてしまった場合は、不法就労助長罪に問われてしまう可能性も状況によっては想定できます。

 そのため、在留管理の一環として、御社として管理を行い、ご本人の許可を得た上で、申請書類のコピーを社内に保管する等、適切な管理体制を構築することが必要です。

 まずは、雇用しようとする外国人がどの在留資格を有して日本に在留しているのか、実際に本人が所持する在留カードを見て確認する必要があります。ルール上、就労制限のない在留資格(「永住者」、「定住者」、「日本人の配偶者等」など)を有する外国人であれば、日本人と同様の形で雇用することが可能です。

 その他、「留学」や「家族滞在」の在留資格を有し、且つその在留資格に該当する活動を行っている方であれば、別途、包括的な資格外活動許可(※)を取得していることを確認したうえで、1週に28時間以内の範囲で雇用することが可能な場合があります。

 

 上記以外に、就労関係の「技術・人文知識・国際業務」「教育」「高度専門職」などの在留資格を有して在留する外国人も多数いますが、こちらは通常、出入国在留管理庁へ申請を行い、許可を得た仕事に従事することを前提に在留資格が付与されているため、本業の仕事以外に、副業としてコンビニエンスストアなどでアルバイトを行うことは通常、難しいと言えます。

 ※ 包括的な資格外活動許可は、申請人が居住地を管轄する出入国在留管理庁へ申請を行い、許可を得ます。 なお、風俗営業若しくは店舗型性風俗特殊営業が営まれている営業所において行う活動又は無店舗型性風俗特殊営業、映像送信型性風俗特殊営業、店舗型電話異性紹介営業若しくは無店舗型電話異性紹介事業に従事して行う活動は、資格外活動許可を得ている場合でも雇用および従事させることはできません。

 留学生の出入国予定については、事前に確認が必要です。学校の卒業が確定し、就職前最後の春休みに帰国を検討する方も非常に多く、申請前に出国をしてしまうと再度来日するまで申請を行うことができません。実際に、当方のケースでもご依頼時にすでに内定者が本国に帰国しており、申請のためだけに再度来日した事例もあります。

 内定者には事前に➀申請時及び②審査結果受領時には日本にいる必要があることを理解して頂き、余裕をもった申請スケジュールを立てることが重要です。

 通常、1月中に変更の申請を行い、遅くとも2月初旬までに完了させておくことが必要です。雇用企業の規模(カテゴリー)によって審査完了までの時間は異なりますが、カテゴリー1、2の企業であっても2週間~1か月程度は見て頂く必要があり、カテゴリー3、4の企業の場合には、それ以上かかるケースもあります。

 そのため、4月1日の入社日に間に合わないということがないよう、内定承諾後できるだけ早く申請を実施することをお勧めいたします。

 特別永住者証明書には有効期間が定められています。特別永住者証明書に有効期間の記載があり、有効期間の満了日の2か月前から満了日までの間(16歳未満の方は、16歳の誕生日の6か月前から誕生日まで)に、居住地を管轄する市区町村役場にて、有効期間更新申請をしなければなりません。

 ただし、長期の病気療養や海外長期出張等のやむを得ない理由で、上記期間内に有効期間更新申請をすることが困難な場合は、申請期間前でも有効期間更新申請をおこなえるケースがありますので、居住地を管轄する市区町村役場に前もって確認するのが良いと思います。

 There are a few ways to help check the authenticity or validity of a Residence Card. In addition to the security features built into the appearance of the card, there is a database tool that can be used to check the validity of a card, as well as a software application that can be used to read the IC chip contained within the card.

 First, the physical anti-counterfeit features: The metallic “MOJ” emblem to the bottom-left of the ID photo of the card reflects either the color pink or green depending on the angle it is observed from. There is a vertical strip running down the left edge of the card that appears either pink or green depending on the angle viewed. There is a 3d “MOJ” hologram effect that can be seen overlaying the bottom side of the ID photo. The lettering on the silver hologram on the lower edge of the photo shifts from black to white depending on the angle. If you shine a bright light close to the front of the Residence Card and look at the back, the letters “MOJ” become visible where the light shines through. For more details, please check the Ministry of Justice website: http://www.immi-moj.go.jp/newimmiact_1/pdf/zairyu_syomei_mikata.pdf.

 In addition to checking the visible anti-counterfeit features of the Residence Card, there are two digital systems for checking the card’s authenticity.

 The first is an online system for checking whether a certain card is valid. To check a card with this system, you must input the card number and expiration date into the system before querying. After querying, the system will return results that state whether the card is currently valid or not. This is a useful tool because it is possible to check a card that you do not physically have access to, however there are some weaknesses to this system. The Immigration Services Agency itself states that the system does not certify beyond doubt the validity of the Residence Card. Please see the Ministry of Justice website for more information: https://lapse-immi.moj.go.jp/ZEC/appl/e0/ZEC2/pages/FZECST011.aspx

 Next is a system for scanning the residence card and checking for authenticity that was released by the Immigration Services Agency in December, 2020. The system is a software application that can be used on Windows and Mac computers, as well as Android and Apple phones. Either an IC card reader or a smartphone equipped with NFC reading is necessary in order to make use of this application. The application scans the content of the IC chip inside of the card, and verifies the authenticity of the card, as well as rendering an image of the card based on the data included on the IC card. The image can then be compared to the physical card being held. This system is likely more effective at proving authenticity of the Residence Card than the internet query above. However, the physical card as well as IC card reading equipment is necessary to have on hand, so the convenience may be more limited. Please see the Ministry of Government website for more information; http://www.moj.go.jp/isa/policies/policies/rcc-support.html

 入管法は、「留学」の在留資格を有する外国人に対し、「資格外活動許可」を取得した者を除き、報酬を伴う活動及び就労行為を絶対的禁じております。

 お話しいただいた状況から見ると、“差額を設けよう”とする時点で少なくとも「報酬を伴う活動」に該当し、適法と言えません。仮にそのための金銭の往来は日本の銀行口座を利用せず、全て中国にある銀行口座で出入金をするとしても異なりません。

 また、冒頭で言及した「資格外活動許可」を取得した者であっても、その資格外活動自体は原則、風俗等の業種・職種等を除き、週28時間までの就労や報酬を得る活動が許可されますが、ご相談いただいた事例の場合は、「週28時間」以内しか就労又は報酬を得る活動をしていないことの立証が難しく、万一のために、その外国人留学生がすべき行為ではないと言えます。

 更に、たとえその資格外活動をした時間数が適法だとしても、場合によっては、輸出業とみなされ、輸出に必要な通関手続を怠ったなどとして通関業法その他の輸出関係法令に違反しかねないので、留学生らに説明したほうがよいかと思います。

 There are a number of immigration law regulations that foreign nationals on work visa statuses are subject to that can be difficult to keep track of. Some regulations that commonly become an issue are sending necessary notifications to the Immigration Services Bureau, making sure to keep all work activities within the visa status granted or otherwise applying for an extra part time work permit, forgetting to extend the status when necessary, not changing the status when necessary, and failing to carry the residence card on their person at all times without a proper reason.

  First of all, it is quite common for foreign nationals to forget to make notifications to the Immigration Services Bureau as required, simply because they have forgotten to or are not aware of the obligation. They should take care to make notifications each time they leave one employer and start at another, when an employing company changes official address or name, or when a company closes down. Another common issue, for foreign nationals whose employers allow them to work multiple jobs at the same time, is workers who do not keep their side work within the same limits of the visa status that they already hold. Next, this issue is not as common, but sometimes employees forget to start the process to Extend their visa status, or employees and employers are unaware that a visa status change is necessary, in time. Finally, sometimes foreign nationals forget about or are unaware of their obligation to carry their residence card at all times.

 All of these violations can potentially lead to issues for the visa status holder, and some of them could potentially cause issues for the employer as well, so it is not a bad idea for the employer to try to make sure their foreign national employees are familiar with the system.

 Specific examples of violations-

 Notifications
Company A employs several hundred foreign national employees. Company A changes its official company name from “Company A, Inc.” to “Company A International, Inc.” Many foreign national employees either forget or are not aware of their duty to report this change, so many allow 14 days to pass without making the obligatory notification to the Immigration Services Bureau regarding the change. This could affect their future applications, or, in rare cases, result in fines.

 Work Outside of Scope of Work Visa Status
A foreign national holding an “Instructor” work visa status who is employed by a dispatch company and works as an English instructor at a middle school, is permitted by their employer to take on side work if they wish to. This person decides to take a part-time job teaching English language conversation classes in a private lesson center on the weekend, unaware that they are violating their visa status by doing so without first applying for an extra part time work permit. This could affect their future applications with the Immigration Services Bureau.

 Failure to Extend Visa Status
A foreign national holding a work visa status and working full time as a translator is so busy with their work and daily life activities that they do not take off time to make an application for the extension of their visa status and allow the period of residence to lapse. When the expiration date is lapsed, this person becomes a visa overstayer and may need to leave the country and reapply for a visa from zero, sustain a negative mark on their record that could affect future applications, or could even be potentially arrested as a visa overstayer. If the employer continues to employ the foreign national after their visa status has lapsed, they risk being party to illegal employment.

 Failure to Change Visa Status When Necessary
A foreign national holding the “Researcher” visa and working for a research institute doing pharmaceutical research accepts a job offer from a private enterprise for pharmaceutical product development, and enters the company and begins working without changing their visa status. The employee risks visa status revocation, possible criminal penalty, and negative impact on future applications. The employer risks being party to illegal employment.

 Failure to Carry Residence Card at All Times
A foreign national holding a mid-long visa status in Japan decides to go for a walk around the city for exercise and for a change of scenery. They do not want to carry many things with them, so they leave their wallet with their residence card at home and do not take anything with them. They risk being subject to fines if asked by a police officer, etc. to present the card and are unable to present.

  在留カードを所持する外国人が、下記のような事由に該当する場合、その事由が生じた日から14日以内に、出入国在留管理庁へ在留カードを返納しなければなりません。特別永住者証明書を所持する特別永住者も同様です。

在留カードの返納が必要となるケースの一例

1. 中長期在留者(又は特別永住者)でなくなったとき
2. 在留カード等の有効期間が満了したとき
3. 再入国許可を受けて出国したが、再入国許可の有効期間内に再入国しなかったとき
4. 在留カード等を所持する外国人の方が死亡したとき(その方の親族又は同居者が代わり に行う)

 今回のケースは、上記1に該当するため、本来であれば、貴社が当該外国人へ案内を行ったとおり、日本出国時に、在留カードを無効にする手続き(返納手続き)が必要です。 今回は、その手続きを忘れて出国をしてしまったとのことですが、その場合の対応方としては、①在留期限が到来し在留資格が失効する ②再入国許可期限内に再入国せず在留資格が失効するの①②いずれか早い時点から14日以内に、「東京出入国在留管理局おだいば分室」へ国際郵便で返納することとなります。海外にいる状態で、有効な在留カードを返納する方法はありません。

  在留カードの返納義務を履行しなかった場合、20万円以下の罰金に処せられることがあります。また、今回のように再入国許可等をうけて出国中に在留カードが失効した場合でも、返納義務を履行しなかった場合は、再度本邦に入国した際に処罰の対象となるため、定められた期間内に、適切に返納手続きを行うことが重要です。

 なお、返納義務の不履行に伴う罰則規定は、入管法上で下記の通り定められています。

(在留カードの返納)
第十九条の十五 在留カードの交付を受けた中長期在留者は、その所持する在留カードが前条第一号、第二号又は第四号に該当して効力を失つたときは、その事由が生じた日から十四日以内に、出入国在留管理庁長官に対し、当該在留カードを返納しなければならない。
2 在留カードの交付を受けた中長期在留者は、その所持する在留カードが前条第三号又は第五号に該当して効力を失つたときは、直ちに、出入国在留管理庁長官に対し、当該在留カードを返納しなければならない。
3 在留カードの交付を受けた中長期在留者は、在留カードの所持を失つた場合において、前条(第六号を除く。)の規定により当該在留カードが効力を失つた後、当該在留カードを発見するに至つたときは、その発見の日から十四日以内に、出入国在留管理庁長官に対し、当該在留カードを返納しなければならない。
4 在留カードが前条第六号の規定により効力を失つたときは、死亡した中長期在留者の親族又は同居者は、その死亡の日(死亡後に在留カードを発見するに至つたときは、その発見の日)から十四日以内に、出入国在留管理庁長官に対し、当該在留カードを返納しなければならない。

 第九章 罰則
第七十一条の五 次の各号のいずれかに該当する者は、二十万円以下の罰金に処する。
三 第十九条の十第一項、第十九条の十五(第四項を除く。)又は第十九条の十六の規定に違反した者

  It is true that when a foreign national first moves to Japan, they are met with new systems and obligations across the board which may be confusing and frustrating to navigate. In order to help foreign nationals get used to the new systems and integrate into their new homes better, the Ministry of Justice has compiled some materials to help for support in daily life.

 The guide is available in Japanese, simple Japanese, English, Chinese, Korean, Spanish, Portuguese, Vietnamese, Nepalese, Thai, Bahasa Indonesian, Burmese, Khmer, Pilipino, and Mongolian, in order to accommodate the language needs of a variety of major populations found in Japan.

(The guide covers 12 topics related to daily life in Japan: Entry and residence procedures, municipal office procedures, employment/working, childbirth and parenting, education, medical services, pension and welfare, tax, traffic, emergencies and disasters, housing, and daily rules and customs. The guide is available from the Ministry of Justice homepage: http://www.moj.go.jp/isa/support/portal/index.html

 The Ministry of Justice has also compiled a list of consultation desks around Japan that foreign residents may use to find a place to make a consultation about daily life. The list can be found at this link: http://www.moj.go.jp/content/001317792.pdf

  In conjunction with the establishment of the new Specified Skilled Worker visa status scheme, the Japan Foundation produced a Japanese language textbook series available online for free called “Irodori: Japanese for Life in Japan.”

 The textbook series is intended for use by foreign nationals who plan to live in Japan, and need to develop language skills for their everyday life, so it is also a good resource for foreign nationals already living in Japan who are looking for resources to support their language study.

 The textbook series is organized into 3 volumes; Starter, A1 Level and A2 level (based on the CEFR scale for language levels), and includes full-color pages, as well as audio files for each lesson. There are reading, listening, and writing activities in each lesson, which teach Japanese grammar, vocabulary, and Japanese written characters (hiragana, katakana, and kanji).

 The textbook can be found on its official website in English, and is being developed in a number of other languages as well: https://www.irodori.jpf.go.jp/en/index.html

 結論から申し上げますと、卒業後に就労することはできません。 卒業した時点で「留学」の在留目的は達成され、その効力を失うこととなります。 これに伴い、「留学」に附帯する形で許可を受けていた資格外活動許可もその効力を失うため、就労ができなくなることになります。

 Pension, health insurance, and tax are all public obligations that can and do enter the scope of a various immigration related applications and procedures. If the applicant in question is found to not have properly fulfilled these obligations, it can have a negative effect on the application in a number of ways. Specifically, this often becomes an issue with respect to Extension applications and Permanent Residence applications.

 For Extension visas of many statuses, as a basic required document, tax certificates showing the taxation amount and the amount of tax payment for the most recently available residence tax year. In the event that the applicant has residence tax payments that are past due, the Immigration Services Bureau may refuse to continue processing the application until proof of payment is presented. If an employee is working for multiple employers and neglects to report the income for all employers and thus falls below the taxable threshold for residence tax, this will also seem suspicious to the Immigration Services Bureau and would likely warrant additional document requests. In either case, it could lead to a shorter than usual visa status being granted, or even the application being denied.

  For Permanent Residence applications, National Pension, National Health Insurance, and that their national and residence taxes are all taken into account as basic documents for submission for the application. If the applicant has any gaps in payment or coverage in recent years, it would not be looked upon favorably, and the application could be denied.

 Even if the employee is in Japan on a work visa status, the visa will not be automatically canceled if the person then becomes unemployed. However, since doing work in Japan for a company or organization in Japan forms the basis for the majority of work visa statuses, there are many things that must be kept in mind.

 When an employee ends their employment or other contract work relationship with a company, they must make a notification to the Immigration Services Bureau within 14 days after the fact. During the period of unemployment, the visa status is not automatically canceled, but as the person’s activities no longer fulfill the visa status, if this status continues for more than 3 months, their status becomes eligible for revocation by the Ministry of Justice. In order to return to the proper state of their visa, it is necessary for them to begin work for another company. The work must, of course, fall under the same visa status. When they begin new work, they will have to send a notification to the Immigration Services Bureau.

  Also, if the foreign national is not employed, as a general rule, they would be unable to extend their work visa status. This means that if their visa status will expire soon, they will be left with very little time to find a new employer. If they are unable to find a new job within their visa status before the status expires, they will either need to make an application to change to a different visa status, or leave Japan, in order to avoid overstaying their visa, which is punishable criminally.

 今回のケースでは、5月1日からの就労にあたり、まずは在留資格を「留学」から就労可能な在留資格へと変更する必要があります、変更申請が完了後は、「留学」の在留資格とともに資格外活動許可も失効するため、アルバイトは行うことはできません。

 また、大学卒業後も、下記に記載した資格外活動許可の基本要件(2)から外れてしまうため、アルバイトを続けることが問題ないとは言えません。

  1 資格外活動許可の要件(一般原則)※出入国在留管理庁HPより一部抜粋

(1) 申請人が申請に係る活動に従事することにより現に有する在留資格に係る活動の 遂行が妨げられるものでないこと。
(2) 現に有する在留資格に係る活動を行っていること。
(3) 申請に係る活動が法別表第一の一の表又は二の表の在留資格の下欄に掲げる活動(「特定技能」及び「技能実習」を除く。)に該当すること。(注)下記2(1) の包括許可については当該要件は求められません。
(4) 申請に係る活動が次のいずれの活動にも当たらないこと。
 ア 法令(刑事・民事を問わない)に違反すると認められる活動
 イ 風俗営業若しくは店舗型性風俗特殊営業が営まれている営業所において行う活動 又は無店舗型性風俗特殊営業,映像送信型性風俗特殊営業,店舗型電話異性紹介営業 若しくは無店舗型電話異性紹介事業に従事して行う活動
(5) 収容令書の発付又は意見聴取通知書の送達若しくは通知を受けていないこと。
(6) 素行が不良ではないこと。
(7) 本邦の公私の機関との契約に基づく在留資格に該当する活動を行っている者に ついては,当該機関が資格外活動を行うことについて同意していること。

 There are a large number of avoidable issues that can lead to potential delay or denial for an application. We will list a few that we have seen recently below.

 ・The ID photo of the application is older than 3 months: If the Immigration Bureau finds out that an ID photo used on the application is older than 3 months, usually because the same photo appears on other documents used in the application, this can lead to delays and requests for additional documents.

  ・Japanese certificates submitted are older than 3 months: In principle, original certificates issued in Japan such as government registry or tax documents must not be older than 3 months. If the Immigration Bureau requests additional documents for this reason, it will lead to delays in application time

・HSP application document gathering: Some documents often needed for the Highly Skilled Professional visa status application, such as past work experience certificates, can be extremely time consuming to procure, and this can mean that an application take much longer than expected, if the estimation is based on application processing time.

・Application timing: If an application is made assuming that the application speed will be as fast as a previous application, then this schedule can be easily disrupted if the average processing time increases, which happens a number of times a year.

・Pre check of validity: If proper assessment of visa status validity is not made at the recruitment and hiring stages, this can lead to a costly use of time if the applicant is hired with the assumption that they would qualify for a visa status when it turns out that they do not meet eligibility requirements.

・Adding up work experience: Many applicants for visa statuses with 3 year or 10 year work may estimate their work experience as longer than what is assessed by the Immigration Bureau. The Immigration Bureau looks for proof of 36 months or 120 months of work experience in these cases, and it is frequent that someone who has been working for 3 years may have less than 36 months of experience, and ultimately be denied.

 契約機関(雇用主)の倒産や事業縮小等、中長期在留者の自己都合によらない理由により解雇や雇止めを通知された方が、引き続き日本で就職活動の継続を希望する場合、在留資格は、下記ように取扱いがなされますので、一定期間内であれば、在留しながら転職活動を続けることは可能と言えます。

〇就職活動
⇒現に有する在留資格のまま、在留期限まで在留を認める。

〇就職活動期間中の生活費を補う目的のアルバイト活動のため資格外活動許可申請を希望 する場合
⇒雇用先企業の都合により解雇又は雇止めされたものであることを証する文書、およびハローワークが交付するハローワークカード等により就職活動中であることが確認された場合、1週あたり28時間以内で包括的に資格外活動の許可が認められる場合がある。なお、当該資格外活動許可の期限は、許可の日から90日又は現に有する在留期間の満了日のいずれ早い日までとする。

〇在留期限の到来後も継続就職活動を行う目的で在留を希望する場合
⇒在留期限到来前から就職活動を行っていることが確認され、在留状況にも問題ない等許可することが相当と判断される場合は、在留資格「特定活動」(在留期間は6月)への在留資格の変更を許可される場合がある。この場合、指定する活動は、「就職活動及び当該活動に伴う日常的な活動(収入を伴う事業を運営する活動又は報酬を受ける活動を除く。)」であり、就職活動継続希望に伴う「特定活動」の在留期間更新は認めないものとする。

 旅券を再発行した場合でも、在留資格認定証明書交付申請の再申請は通常不要です。紛失前の旅券を基に申請、交付を受けた認定証明書をそのまま使用して、査証申請や上陸申請を行うことが可能なケースが多いです。

再申請が必要となるケースとしては、旅券に記載された氏名や性別、生年月日、国籍・地域等、申請人情報に変更が生じた場合です。旅券の再発行を機に氏名の表記が変わったりすることも時々見受けられますので、新旧旅券を見比べ、申請人の個人情報に変更がないことを確認してください。なお、旅券番号や旅券の有効期限が変わっていてもこちらは問題ございません。

申請人の情報に変更点がある場合は、紛失前の旅券を基に交付を受けた在留資格認定証明書を地方入国管理局へ返却し、新しく取得した旅券を基に、再度在留資格認定証明書交付を行います。その際は、再申請を行う理由を説明するレターを添付すると、担当審査官へ状況が伝わり易く、審査がスムーズに進むかもしれません。

 There is publicly available data on demographics of foreign nationals currently in Japan as well as data on the number of foreign nationals entering the country that is released every year. This is available on the Immigration Services Agency section of the Ministry of Justice website.

 As of the end of June 2020, there were 2,885,904 foreign nationals in Japan. Excluding short term travelers, etc., there were 2,576,662. These numbers are both a slight decrease from 2019, but the number has significantly grown since 10 years previously in 2010 of 2,087,261.

 Permanent Residents (800,872) are the most numerous visa status category, followed by Technical Intern Trainee (402,422), Engineer/Specialist in Humanities/International Services (288,995), Student (280,273), Long Term Resident (203,847), Dependent (200,299) and Spouse or Child of Japanese National (143,759). These 7 visa status types make up over 80% of the entire foreign population in Japan.

 The five most common countries of citizenship of foreign nationals in Japan are China (786,830), Korea (435,459), Vietnam (420,415), Philippines (282,023), and Brazil (211,178). These 5 citizenships represent nearly 75% of the total foreign population in Japan.

 In Tokyo and surrounding prefectures, there are 1,167,791 foreign nationals, followed by Aichi prefecture (276,282) and Osaka prefecture (253,303). The prefectures with the fewest foreign nationals are Tottori prefecture (4,991), Kochi prefecture (4,798), and Akita prefecture (4,366).

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