入国管理庁の手続きの種類/外国人雇用.com

　The official estimated time of processing for the COE given by the Ministry of Justice is between 1 to 3 months. However, in reality, the actual processing time can vary between a few days and more than 6 months, depending on a large number of factors.

　One major factor that affects the processing time is the category of visa status application. An application for a “Student” visa will often have a different processing time from “Engineer/Specialist in Humanities/International Services” visa status. Also, as you probably can imagine, how busy the Immigration Services Bureau is at the time of the application also affects the application processing time. For example, at certain times of year the application may move faster than others. Or, an application filed in the Fukuoka Regional Immigration Services Bureau may be faster than one filed at the Tokyo Regional Immigration Services Bureau. Another major factor that affects applications is the category of the sponsoring company/organization. For example, a COE application filed by a stock listed company would often be processed faster than one filed by a small company, and a newly established company would often take the most time of all. In addition to these factors, individual factors about the company or the applicant can also possibly affect application times, and if an additional document request is made by the Immigration Bureau, very often this leads to a longer than average application.

　Therefore, it is not always possible to use another application at another company as a reference to how long an application may take. The Ministry of Justice regularly posts statistics of average processing times by visa status category (http://www.moj.go.jp/nyuukokukanri/kouhou/nyuukokukanri07_00140.html) but this also is not a perfect reference, because company sponsor category/Immigration Services Bureau location information are absent. In the end, it can be difficult to predict how long an application will take unless you have established a trend of similar applications at your company. Although it makes HR scheduling difficult, it would be wisest to see the COE application as an uncertain variable that is likely to be within 1~3 months.

　在留資格認定証明書とは、簡単にいうと、入国しようとする外国人の活動が、特定の在留資格に該当し、なおかつ上陸拒否事由に該当しないこと等を証明した書類です。そもそも日本に入国する際に必ずしも在留資格認定証明書交付申請を行う必要はなく、日本で在留資格を得るための審査は海外の日本大使館等でも行うことができます。しかし、在留資格付与の決定については、法務省が行いますため、外務省管轄の大使館ではその審査を行うことができません。ですので、大使館は、ビザ発給の許否を判断するために、在留資格の審査を法務省に依頼することとなります。大使館から依頼されてきた案件を入管が処理することになりますが、追加書類が発生したが場合などには、国をまたいで連絡を取り合う必要があり、そのやりとりに非常に多くの時間がかかります。これは非常に手間と時間がかかることから、現在ではほとんど利用されておらず、事前に日本で在留資格認定証明書交付申請を行う方法が一般的となっています。

　「短期滞在」の目的及び活動の範囲内での来日の場合、在留資格認定証明書交付申請中に来日することは問題ありません。また、「短期滞在」で来日し、物件を探す活動しても問題ありません。しかし、あくまでも「短期滞在」の目的及び活動の範囲内での滞在になりますので就労活動はできず、仮に就労活動をおこなった場合は、不法就労となりますのでご注意ください。

　申請人には、就労目的の在留資格の在留資格認定証明書交付申請中である事と、就労活動は一切できない事を十分理解していただいた上で、「短期滞在」で来日してもらうことをお勧めいたします。

　在留資格認定証明書には有効期限があります。原則、交付から3ヶ月です。交付から3ヶ月以内に日本での上陸申請をおこなう必要があり、期限を過ぎてしまうと、再度、在留資格認定証明書交付申請をやり直す必要がでてきます。そのため、2021年10月入社予定の場合、今申請をするのは、現実的に早すぎます。

　在留資格認定証明書交付申請の審査期間は、所属機関（貴社）のカテゴリーや申請内容により異なりますが、一般的に1ヶ月～3ヶ月と言われていますので、2021年7月に入ってから申請をするのが最良と考えます。

　※現在（2020年11月時点）、コロナ禍の対策として、在留資格認定証明書の有効期限も変更されています。上記はあくまでも通常時の原則の内容となります

　申請書に記載した生年月日が間違いであり、パスポートコピーを提出していない場合は、再申請が必要となります。申請書に記載した生年月日が間違っていた場合でも、パスポートコピーを提出していれば、再申請ではなく、訂正という形で対応してもらえることもあるようです。とはいえ、あくまでも東京出入国在留管理局での実務上の対応となりますので、まずは、申請をした管理局に確認するのが良いかと思います。

　As a general rule, if a COE is not used for a visa application as intended, it should be returned to the Immigration Services Bureau. This true in the case of expired COEs as well. Sometimes the Embassy/Consulate of Japan is able to accept the document for return, but the most reliable method is for the foreign applicant or their sponsoring employer to write a letter showing intent to return the COE and ship the original copy to the Immigration Services Bureau.

　In the event that the COE is not returned, there is a high chance that during the application process, it will be discovered that the applicant has not returned a previous COE, and the application processing will be suspended, and the Immigration Services Bureau will request return of the COE or an explanation as to why it cannot be returned.

　In our experience, the process tends to proceed a lot more smoothly if the COE is returned before the new application has been filed. In cases where it is discovered mid-application that there is an unreturned COE, we frequently see the application processing take much longer than average, even after the COE has been returned.

　別の企業が契約機関となり申請・交付を受けた在留資格認定証明書（COE）は、有効期間が残っているか否かに関わらず、貴社で使用することはできません。通常、就労関係の在留資格の在留資格認定証明書上には、契約機関となる企業名が記載されており、その会社が認定申請を行った同一内容（労働条件等）で呼び寄せる際にのみ使用が認められます。

　今回の場合は、貴社がその外国人の契約機関となり、新たに在留資格認定証明書交付申請を行う必要があります。この際、出入国在留管理局内では、その外国人が別の企業を通じて在留資格認定証明書の交付を受けた記録が残っているため、通常は、未使用の認定証明書を速やかに入国管理局へ返却するよう求められます。紛失等により返却ができない場合は、返却ができない理由を記載した事情説明書を提出します。

　未使用の認定証明書を後から返却するケースでは、審査完了までに通常よりも審査期間がだいぶ長くなることが多いため、申請人が未使用の認定証明書がある場合や、もしくは貴社が契約機関となり交付を受けたものの内定キャンセル等により使用しない状況になった際には、その事情を説明するレターを添えて可能な限り出入国在留管理局へ返却を行うことが望ましいと言えます。

　そもそも入管法が作成された当時は想定外のことであるため、入管法関連法令上、明文や明確な規定などがありません。一方、こういったケースは日本企業が外国人を積極的に雇用することによって近年増えています。そのため、当法人が法務省及び入管に確認しながら、実務上の対応を基に回答させていただきます。

　ご本人が現在有するＣＯＥは、前の会社に入社するために入管から交付されたものであり、ＣＯＥにもその会社の商号が明記されています。しかし、ご本人が来日前にその会社を辞退しました。それゆえ、現在手元にあるＣＯＥを基に来日することが事実と異なります。

　そこで、当法人は通常、新たに内定をもらって入社しようとする会社で改めて入管にＣＯＥの交付申請をおすすめしております。また、その際に、前回のＣＯＥを申請するときの内定をもらった会社を既に辞退した旨を書面で提出すること及び現在手元にあるＣＯＥの原本を入管に返却することを提案しております。

　処分するのではなく、入管に返納することをお勧めいたします。今回は内定辞退につき入国を取りやめるとのことですが、今後別の申請をする際に、すでに発行されたCOEについて確認が入る可能性が御座います。

　次回以降の申請をスムーズにするためにも、不要となったCOEについては返納することが最良ですが、その際には以下の資料と併せて提出するとスムーズです。

・受付表のコピー（残っていれば）
・理由書（返納の理由を簡単に記載したもの）

　The case below is one such case:

Application type: Application for Certificate of Eligibility

Visa status type: Engineer/Specialist in Humanities/International Services

Applicant eligibility estimation: Applicant graduated from a university program of at least 4 years with a major related to the work to be done in Japan. Applicant also had over 10 years of relevant experience in the field.

Job offer: Permanent employee, full-time position in IT-related work with above average salary.

Reason for denial: The applicant had had 2 previous applications in the past with the Immigration Bureau of Japan. The information listed on the application forms of these two previous applications differed drastically from that of the case in question. Specifically, the university name and graduation status was inconsistent between the applications. The Immigration Bureau ruled that the application documents had questionable credibility.

Reapplication: Records of the university name changes were produced to explain name inconsistencies, a notarized translation of university documents was produced (previously used was a translation written by the applicant), and a new, additional document was obtained by the university to verify the degree award and explain the level.

Result: COE approved, 5 years length

　A reapplication for a COE for the same applicant for the same position is procedurally possible. Whether or not it would be feasible is another question, but there are certainly cases in which a reapplication shortly after a denial is granted.

When a COE application is approved, generally the COE original will be sent by post to whoever it was who made the application, using the pre-stamped return envelope included with the application. When a COE application is denied, the notice of denial will also be sent by post. The notice of denial will have the basic information of the application, the result, and the legal basis for the denial in terms of the immigration law of Japan.

　The legal basis and reason for denial written on this notice is relatively general and not very specific to the application. However, it is generally possible to visit the Immigration Bureau in person and request an application at a time specified in the results notification documents. We highly recommend visiting the Immigration Bureau to hear this explanation, because an immigration inspection department worker will sit down and explain in detail why the application was denied.

　After listening to the explanation, it generally becomes somewhat clearer whether a reapplication may result in a different outcome. For example, if an application is denied due to insufficient evidence for eligibility, a reapplication in which more evidence is submitted may be successful in some cases, even in filed immediately. However, if the application is denied because an applicant has insufficient years of experience or similar reason, then the likelihood of the result changing is much lower in general. Even in cases where a reapplication approval seems possible, the application will be judged more strictly than others, so the amount of documents and explanations required would likely be higher than usual, and the application inspection much stricter than for most cases.

　今回のケースでは、在留資格認定証明書を発行元の出入国在留管理局へ返納するのが良いでしょう。貴社が契約機関となり申請、交付を受けた認定証明書ですので、申請時から状況が変わり、申請人が貴社で就労しないこととなった場合は、その旨を簡潔に記載したレターとともに交付を受けた入管へ返納します。

　就労関係の在留資格の認定証明書上には、通常契約機関名が記載され、また有効期間もありますので、別の用途で使用される可能性は低いですが、貴社として申請、交付を受けた認定証明書ですので、正式な契約締結に至らず未使用となる場合は、返納すべきと言えます。最近、認定証明書交付申請において、審査の過程で申請人が過去に別の企業を通じて交付を受け未使用となっている認定証明書の返納を求められるケースが増えています。新型コロナウィルスの影響で在留資格認定証明書の交付を受けたものの中々来日のスケジュールが立たず、来日に至らなかったケースが多くあるようです。審査の過程で返納を求められると、通常、申請人が企業へコンタクトを取り、返納手続きを依頼することになりますが、返納されるまでは当然審査も止まってしまいますし、返納後も入管内で処理等に多少の時間を要しますので、結果として新しい認定証明書の交付までにだいぶ時間を要します。（返納から１か月以上、結果が出ないこともあります）よって、申請人、企業双方にとっても、内定辞退が決まった際は、速やかに認定証明書を返納するのが良いと言えます。

　Occasionally the Immigration Services Bureau may make a mistake when writing out the application receipts for applications. This could be the name of the applicant, the type of application, a lack of a number, etc. In many cases, this is likely to not be a problem, but we would recommend checking with the Immigration Services Bureau inspection division and asking about it.

　It would be possible to contact them over the phone, or in person. The Immigration Services Bureau may ask you to come in to have the error corrected, may send you a new application receipt in the male, or may instruct you to write in the information yourself. When calling, make sure to have other information such as the nationality of the applicant, their birth date, and the application date when asking.