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外国人雇用Q&A

就業規則・社内規則に関するQ&A

Q1.初めて外国人を採用しますが、英語に翻訳した就業規則がありません。英語翻訳には時間も費用もかかります。他に何か方法はありませんか?

 就業規則がある企業であれば、労働条件や服務規律などの社内ルールも規定されている就業規則を、外国人も理解できる言語に翻訳して配布して周知する方法が最適です。

 しかし、翻訳の作業などを考えると簡単ではありません。そういった場合、まずは労働条件の重要箇所と最低限の順守していただきたい社内ルール、またそれらに違反した場合の懲戒に関する規定を抜粋して翻訳し、外国人社員に周知するところまでは準備しておくべきです。

Q2.外国人社員のために母国語での就業規則は必要ですか?

 就業規則が労働契約としての効力を発生させるためには、“過半数代表の意見聴取”“労働基準監督署への届出”“従業員への周知”の義務的要件があります。これら1つを欠くと効力を持たないとは一概にいえませんが、すべて労働基準法に規定されています。

 特に外国人社員の場合、就業規則の効力が認められるためには“周知”が重要であると考えます。日本語を話すことができても読むためには“漢字”“ひらがな”“カタカナ”を理解する必要があります。外国人社員と信頼関係を築き本来求めている専門的知識や技術を発揮してもらうためにも、母国語などによる“理解できる就業規則”の必要性は高いといえます。

Q3.外国人と雇用契約を締結する場合、就業規則とはどのような関係になりますか?

 就業規則は雇用契約の内容となり、雇用契約は書面によらずとも企業と従業員の合意により成立します。就業規則は、労働基準法の規定によりその作成義務が使用者である企業側にありますが、そのような一方的に作成される実態から、労働契約法により「使用者が合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者に周知させていた場合には、労働契約の内容は、その就業規則で定める労働条件によるものとする。」とされています。

 外国人と雇用契約を締結する場合、既存の就業規則の規定内容を確認しておくべきです。

Q4.外国人の採用を考えていますが、従業員が10人未満なので就業規則は必要ありませんか?

 労働基準法は就業規則の作成および届出しなければならない要件として「常時10人以上の労働者を使用する使用者(企業の事業所単位)」としています。10人未満の場合であっても、行政解釈にも「就業規則の作成義務はないが労働基準法の趣旨にかんがみ、就業規則を成文化することは望ましい」としています。

 また、日本文化に馴染みが乏しい外国人社員のために労働契約や社内ルールを明確にすることは重要です。「労働基準法の違反にはならない」という理由ではなく、高度外国人材である外国人社員と信頼関係を築いていくために、また教育していくためにも就業規則は必要と考えます。

Q5.外国人を雇用する場合、就業規則の規定を変更する必要がありますか?

 日本人の新規学卒者を採用する場合、一般的に特定業務に必要な知識・技術分野の高い専門性は問題とはなりません。入社後に社員教育と人事異動を通じてキャリアを形成しますので、就業規則は一律の労働条件を基準に画一的に適用されます。

 それに対して外国人を雇用する場合、個別の知識・技術分野の専門性が労働契約を締結する目的となるため、画一的な基準の就業規則が適当ではない場合が生じてきます。

 そうした場合、外国人雇用の目的に合わせた個別の労働契約書を作成しますが、就業規則も個別契約書に対応できる規定内容に変更する必要があります。

Q6.現在、弊社では5か国の外国人社員が働いていますが、それぞれの母国語に翻訳したほうがよいのでしょうか?

 英語などの共通言語があれば、1か国語でも問題ないでしょう。高度人材であればたいていは英語が話せることが多いため、まずは全員に共通する言語がないかどうかを確認してください。もしなければ英語、中国語というように大きな言語枠で分類していうことになります。

Q7.外国語での社内規則を作成すれば、本当に労務トラブルを回避することができますか?

 100%予防することはできませんが、トラブルを起こしにくくすることはできます。

 労務トラブルを防ぐ第一歩は、雇用企業と外国人社員の双方が雇用条件を正確に理解することから始まります。外国人社員が雇用条件に納得していれば、一般的には労務トラブルは起きにくくなります。

Q8.規程を改定するたびに翻訳が必要となるのでしょうか?

 原則は必要と考えてください。雇用契約や規程などは条件の変更に伴い、その内容も改定され続けます。面倒かもしれませんが、簡単な変更であれば人事・総務の方が翻訳を行い、その都度周知することが大切です。

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