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  2. 雇用契約の締結
  3. 社内規定の外国語翻訳

外国人雇用の基礎知識

1.社内規程を翻訳する必要性

1.労働トラブルの回避

 社内規程などは、外国人社員が理解できる状況になって初めて効力を発するといわれています。社内規則を外国人社員がしっかりと理解できる言語で作成することにより、ルールが明確となり全員に浸透します。外国語による社内規程の作成は、気持ち良く働くことができる環境づくりの第一歩とも言えるでしょう。

2.採用時の自社アピール

 外国人留学生の採用時にも母国語や共通語での規程類を準備することにより、他の採用会社と差をつけることが可能です。一般的に外国人の場合には「就職で差別されるのではないか?」といった考えが常に付きまとうものであり、このような漠然とした不安の軽減にも役立ちます。

3.業務効率の向上

 日本語で書かれた社内規程では十分な理解を得ることができず、事あるごとに人事・総務の方が口頭で説明を行なうケースがよく見受けられます。社内規定を外国語で作成しておけばこのような業務の発生を減らすことができ、さらには外国人社員との間の不要なトラブルも避けることができます。

4.外国人社員への安心感

 日本企業で就労する上で重要となる規程類を母国語や共通語で作成することにより、外国人社員に安心感を与えることが可能です。雇用企業との契約内容が明確になるのはもちろんですが、外国語での規程を準備することにより、採用企業が本気で外国人を雇用しようとしている事が理解されます。

2.外国語での作成が望ましい社内文書

1.雇用契約書

 アジア人を含め多くの外国人社員は「雇用は契約で成立する。」ととらえることが多く、日本人より雇用契約書には注意を払う傾向がみられます。そのため、詳細な雇用契約書を作成し母国語や共通語に翻訳を行えば、外国人社員は安心して就労に専念することができます。

2.就業規則

 外国人雇用においては、労働する上での共通ルールを明確にすることが大切です。日本人が考える常識と外国社員の考える常識は細かい点で異なることが多いため、母国語や共通語での詳細な社内ルールを作成しておけば不要なトラブルを避けることができます。

3.評価制度

 自分の行動が何をもって評価されるのかを明確にした評価制度は、外国人雇用においては最も重要な社内規程といっても過言ではありません。外国人社員に期待することを母国語や共通語で明確に詳細まで伝えることにより、早期の戦力化を図ることができます。

4.賃金制度

 業績評価がどのように処遇に反映されるのかを示した賃金制度は、外国人社員のモチベーションを維持する上でも重要な規程といえるでしょう。一定期間ごとのゴールと報酬を母国語や共通語で明確に理解させることにより、予想以上の能力を引き出すことも可能となります。

3.社内規程・翻訳のポイント

1.翻訳方法

 日本語で作成された文章の意味、言葉、感じる雰囲気など、すべてにおいて外国語に変換することはできません。翻訳物の利用方法を考慮しながら、何を最も重視するか優先事項を決める必要があります。一般的に社内文書などであれば、正確な意味を読み手に伝えることが最も大切となります。

2.翻訳者の知識

 日本語の文章を外国語に翻訳するためには、まずは翻訳者が日本語の意味を正確に理解しなければなりません。特に就業規則や評価制度などでは、労務の知識が必要不可欠となります。法律文書によく見られる裏返した意味合いも含め、翻訳者が正確に理解していることが大切です。

3. 読み手を考える

 いくら正確に翻訳を行ったとしても、外国人である読み手が理解できる言葉を使用しなければ意味がありません。法律文書などでは日本人が日本語で読んでも理解されできないこともあるため、読み手の立場にたってもっともわかりやすい言葉を使うことが必要です。

4.チェッカーの必要性

 社内規程などを翻訳する場合には、完成した文章を法律的・言語的にチェックする人が必要となります。規程の内容に精通している社会保険労務士、それにネイティブによる言語チェックを受けることにより、初めて精度の高い翻訳物となります。

4. 翻訳を外注するメリット

1.コスト削減

 社内規程の翻訳などを外注に出すことにより、高賃金が要求される専門的な知識を持つ社員を社内で抱える必要がなくなります。また、必要な時だけ利用できるため無駄を削減することができ、トータルコストを低く抑えることが可能です。

2.採用企業の手間を省く

 社内規程などの翻訳は、その重要性からコンピューターなどの自動翻訳ではまだまだ対応することができません。一つずつ人間が手作業で行うより方法がなく、非常に手間と時間がかかります。翻訳を外注化すれば、人事・総務の方がこのような作業に追われる必要もなくなり業務効率の向上を図れます。

3.法務知識の有無

 英語が得意な人が、必ずしも日本の法律や労務に詳しいとは限りません。社内規程の翻訳は、法律知識と英語力の両方の力が要求されるため、正確な翻訳を行うためには長期間に及ぶ努力と経験が必要です。

4.翻訳レベルの維持

 翻訳を外注化することにより、社内で利用される外国語社内規程の品質を一定レベルに維持することができます。社内で利用される規程類が同等レベルで統一されることにより、読み手である外国人社員に自然な安心感を与えることができます。
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